De trend in de jaren tachtig was met name kwantiteit. Hoe meer adressen je in je bestand had hoe beter. Bij instanties als de Kamer van Koophandel kon je adressen aanschaffen en toevoegen aan je eigen bestand. Over kwaliteit werd toen nog niet echt nagedacht. Probleem was hoe een flinke hoeveelheid adressen afgedrukt moesten worden. Matrixprinters moesten met name veel en snel kunnen printen.
Freek Bloemers, destijds marketeer voor Amsterdam Culturele Hoofdstad, en Erick de Boer onderkenden het probleem en ontwikkelden een systeem dat als basis gold voor het huidige AdreZ. Met slimme segmentering en door het combineren van selectiecodes konden zo in een mum van tijd bijvoorbeeld alle perscontacten worden geselecteerd, of alle Belgische contacten die een affiche moesten krijgen. Daarnaast kon, mede door intrede van de laserprinter, gepersonifieerd worden geprint, hoewel dat nog wel enige voeten in de aarde had. Zo moesten voor de eerste grote gepersonifieerde mailing 1500 brieven afgedrukt worden op een laserprinter. Met drie paginas per minuut en 250 vellen in het bakje was dit een klus waarvan de heren in de kroeg het einde gingen afwachten. Iedere anderhalf uur moest het papier worden bijgevuld. Het werd dus een lange kroegsessie.
Voor de jaren negentig was het voldoende om flexibel te kunnen coderen, selecties te maken, snel te etiketteren, te bundelen en te personifiren. Is dat nog steeds voldoende voor de huidige tijd? Volgens Erick de Boer zijn de belangrijkste bevindingen in de culturele sector op dit moment:
Een goed en up-to-date DM-bestand is niet langer alleen de verantwoordelijkheid van de afdeling publiciteit. De hele organisatie moet het bestand voeden, verrijken en controleren.
De mutatiegraad van de gegevens is sterk verhoogd. Doordat via e-mail veel makkelijker gereageerd kan worden en doordat mensen veel (arbeids)mobieler zijn geworden, wordt er veel meer gemuteerd aan de bestanden.
Er ontstaat langzamerhand een wildgroei van de databronnen. Door het gemak van Outlook en andere Office-applicaties hebben mensen steeds vaker een eigen bestandje.
Er is overal toegang mogelijk. Niet achter je eigen pc zitten is geen excuus meer voor het niet kunnen beschikken over de gegevens van een persoon of organisatie.
Gegevens moeten koppelbaar zijn. Het centrale adressenbestand moet vanuit alle hoeken benaderbaar en koppelbaar zijn voor e-mailingen en maatwerk in verschillende vormen.
Er bestaat met andere woorden behoefte aan een oplossing waarmee iedereen altijd en overal bij de adressen kan. Iedereen moet de gegevens kunnen (laten) aanpassen. En niet alleen in n systeem: alle bronbestanden moeten kunnen worden geraadpleegd vanuit n centrale toegang.
Na een aantal jaren van ontwikkeling en testen met klanten in de culturele sector is met AdreZ een oplossing voorhanden die veel onvolkomenheden van de oude systemen oplost. Gebruikers kunnen gewoon met hun webbrowser bij de contactgegevens van alle relaties van een bedrijf. Met dynamische koppelingen kunnen meerdere databronnen binnen een bedrijf worden ontsloten. De financile administratie, de verschillende Excel-lijstjes die circuleren en de bestanden die in het kaartverkoop- en verhuursysteem zitten, zijn zo voor meerdere medewerkers toegankelijk. Door de automatische ontdubbeling van de adressen is een mailselectie snel gemaakt. Volgens Erick de Boer is AdreZ hiermee in ieder geval voor de culturele sector een onmisbaar pakket.
Moderne database- en internettechnieken in AdreZ maken de stoutste DM-dromen mogelijk. Zo houden externe leveranciers van bijvoorbeeld persbestanden, VSCD-leden of producenten nauwgezet de mutaties bij. Via een abonnement is het mogelijk deze mutaties direct in uw adressenbestand te verwerken. Uiteraard kunt u hier aan uw eigen criteria toevoegen. Verder wordt het mogelijk dat bezoekers van uw website hun gegevens online aanpassen en hun interesseprofiel bijwerken. Deze mutaties worden automatisch verwerkt in het adressenbestand. Tot slot wordt het mogelijk om adresselecties van collega-instellingen eenmalig te importeren, waarbij ook in uw eigen bestand mutaties automatisch worden bijgewerkt.
Er zijn op dit moment meerdere systemen op de markt waarmee adressen beheerd kunnen worden. Veel van deze systemen hebben het beheer van deze adressen niet als centrale functionaliteit, maar doen dat naast andere functies. Denk hierbij aan een financieel pakket waarin je ook adresselecties kan maken van debiteuren, naast het bijwerken van de kasmutaties. Volgens Erick de Boer zijn er erg veel thuispakketjes op de markt en een aantal grote, dure pakketten. AdreZ focust echter puur op het adressenbeheer en het slim selecteren en gebruiken van adressen. Hiermee specialiseert AdreZ zich als direct mailer binnen de markt van het midden- en kleinbedrijf.
