Slecht weer en geen vliegverkeer
Al maanden voor de geplande uitvoering in september was de openluchtopera Rigoletto aangekondigd als het hoogtepunt van het culturele hoofdstadjaar. Op de oevers van de Maas had deze opera, met medewerking van het Rotterdams Philhamonisch Orkest (RphO), voor ruim 8.000 bezoekers per avond ten gehore moeten worden gebracht. Vanwege de erbarmelijke weersomstandigheden en de daarmee samenhangende veiligheidsrisicos was de organisatie echter genoodzaakt drie van de vier voorstellingen af te lasten. Alleen de eerste avond werd de opera uitgevoerd zoals gepland, voor de overige drie voorstellingen werd uitgeweken naar het nieuwe, nabijgelegen Luxor Theater. De financile schade wordt geschat op twee drie miljoen gulden.
Nauwelijks twee dagen later had ook het jaarlijkse Gergiev Festival in de Rotterdamse Doelen pech. Vanwege het lamleggen van het vliegverkeer als gevolg van de terroristische aanslagen in de Verenigde Staten zat festivaldirigent Gergiev vast in Los Angeles. Het lukte hem niet meer de opening van zijn eigen festival mee te maken en ook de volgende dag moest hij verstek laten gaan. Pas op de derde festivaldag landde de chef-dirigent van het RphO op Schiphol. Hoewel te laat om een matineeconcert van het RphO in het Amsterdamse Concertgebouw te dirigeren, kon hij s avonds alsnog zijn opwachting in Rotterdam maken.
Artistiek noodscenario versus rampenplan
De ene ramp is de andere niet. In het geval van het openluchtevenement Dance Valley kwam vooral de veiligheid van het publiek in gevaar. De als gevolg hiervan toegenomen aandacht voor rampenplannen waarmee dergelijke situaties kunnen worden voorkomen is dan ook terecht. De problemen waar de openluchtopera Rigoletto en het Gergiev Festival voor kwamen te staan waren echter van artistiek-organisatorische aard: niet het publiek maar de voorstelling kwam in gevaar. Dat ook dit kan leiden tot rampzalige situaties moge duidelijk zijn, want door gederfde publiekinkomsten kunnen de verliezen in de miljoenen lopen. Het hanteren van een artistiek noodscenario is vooral bij grootschalige evenementen daarom geen overbodige luxe.
Zingen bij windkracht negen
Het belang van een noodscenario bleek vooral bij Rigoletto. Vanwege de ervaring van producent Companions met grootschalige operas (al dan niet in de openlucht), waren er zelfs meerdere scenarios ontwikkeld. Zo was naast het plan van verhuizing van de voorstelling naar het Luxor Theater ook nagedacht over een tussenoplossing, in geval van harde wind. Hierbij zou de opera wel op de geplande buitenlocatie worden opgevoerd, maar zou het RphO in plaats van op een dekschuit de muzikale begeleiding vanuit het Luxor Theater verzorgen. De muziek zou dan vanuit het theater op de buitenlocatie live worden versterkt.
Door de extreme storm werd Companions echter gedwongen de opera toch binnenshuis te laten opvoeren. De capaciteit van het Luxor Theater was in vergelijking met de overdekte openluchttribune voor 8.000 mensen natuurlijk gering. Hoewel het evenement nog verre van uitverkocht was, konden daardoor lang niet alle bezoekers de uitvoering bijwonen. Companions koos ervoor alleen bezoekers met een VIP-arrangement de uitvoering te laten bijwonen, ook in verband met de hiermee samenhangende sponsorinkomsten. Ook de sponsors konden zich in dit plan vinden, aangezien hun functie van de avond (relatiemarketing) bij uitvoering in het Luxor Theater niet in gevaar zou komen. Sterker nog, het bijwonen van de uitvoering in zon mooi en nieuw theater vormde voor het aanwezige publiek alsnog een unieke gebeurtenis.
Windkracht 9 zorgde voor Companions nog voor een geluk bij een ongeluk. Was de opera bij deze uitzonderlijk harde wind (theoretisch) wel op de buitenlocatie opgevoerd, dan had dit voor de cast en het orkest een levensbedreigende situatie opgeleverd. Omdat het voor Companions wel mogelijk was zich tegen levensbedreigende situaties te verzekeren (en niet tegen extreme weersomstandigheden) wordt volgens de producent de schade grotendeels vergoedt.
Assistent-dirigent als noodscenario
De noodscenarios bij klassieke concerten zoals die van het Gergiev Festival behoeven over het algemeen minder uitgebreid te zijn. Bij het uitvallen van een dirigent volstaat vaak de oplossing van het vinden van een vervanger, die het concert met al dan niet hetzelfde programma kan overnemen. Vanwege de hoge leeftijd van veel dirigenten komt dit soort voorvallen in de klassieke muziek wel vaker voor. Voor het publiek kan dit soms onplezierige verrassingen opleveren, hoewel de schade meestal hiertoe beperkt blijft. De afwezigheid van Gergiev, nota bene naamgever en initiatiefnemer van het festival, zal voor het publiek en de organisatie wel even slikken zijn geweest. Maar uiteindelijk boden ook hier invallers, waaronder assistent-dirigent Hans Leenders, de oplossing.
Achillespees
De voorvallen bij Rigoletto en het Gergiev Festival bevestigen het belang van een artistiek noodscenario, met name bij grootschalige evenementen met veel bezoekers. Ook wijst het op de gevoeligheid van veel podiumkunstevenementen. Hoewel het opstellen van een noodscenario de nodige tijd en vindingrijkheid vergt, kan de schade hierdoor aanzienlijk worden beperkt.
