Het Aviodrome is technisch failliet en zal vermoedelijk snel de deuren definitief moeten sluiten. Het GoudAmuseum verkoopt delen uit zijn collectie om bezuinigingen op de formatie het hoofd te bieden. Een groot aantal musea bevindt zich in zwaar weer omdat de subsidiegever een toenemend percentage eigen inkomsten verlangt. Was 17 procent een jaar geleden nog de norm, veel gemeenten verlangen nu 25 procent. Museum Boerhaave in Leiden en Museum Meermanno in Den Haag hebben met een succesvolle publieksactie voorlopig aan de eis voldaan, maar de acties waarmee ze dat wisten te bewerkstelligen lijken incidenteel. Is het mogelijk een goede invulling te geven aan museale taken als de steun van de overheid of subsidiegever afneemt of zelfs helemaal verdwijnt? Veel musea zijn op zoek naar nieuwe verdienmodellen en verkennen de grenzen. Veel valt te leren van de vrijetijdsindustrie.
Vraaggericht denken
In zijn brochure ‘Een kennismaking met BCMGM’ schrijft Leo Beckers, directeur van dit organisatie- en organisatieadviesbureau en coreferent van de workshop Eigen broek ophouden in de museumsector: ‘In de afgelopen jaren is er sprake geweest van een geweldige groei binnen de vrijetijdsmarkt. Beleving of belevingseconomie stond daarbij centraal. Er is een zogenaamde zapcultuur ontstaan. Mensen wisselen voorkeuren en vrijetijdsbestedingen in een hoog tempo af, waarbij steeds minder (vrije) tijd verdeeld wordt over steeds meer activiteiten. De consument maakt voor haar leisure-activiteiten geen onderscheid meer tussen de verschillende sectoren zoals cultuur, natuur, attracties, dierentuinen, entertainment en retail. Daarnaast neemt de concurrentie om de vrije tijd van mensen toe, waarbij de vraag snel aan verandering onderhevig is. Op de vrijetijdsmarkt wordt het aanbod op de smaak van de consument afgestemd. Om de consument te blijven boeien en te verleiden tot bezoek hanteert de commerciële vrijetijdsindustrie professionele marketing-instrumenten, flexibele positionering en clustering van activiteiten, teneinde voldoende schaalgrootte te creëren om de uitingen onder de aandacht te kunnen brengen bij de consument. Grote creativiteit in vraaggericht denken met de juiste aandacht voor realisatie en/of exploitatie is voor alle sectoren een randvoorwaarde geworden om succesvol te zijn.’ Door zijn grote operationele kennis van de exploitatie van leisure-bedrijven heeft Beckers een heel eigen kijk op de -beoordeling van bestaande en nog te ontwikkelen vrijetijdsinitiatieven. Hij onderstreept zijn visie met kengetallen, analyses van logistieke en bezoekersstromen en een gedegen capaciteit-, calculatie- en managementsysteem. Beckers constateert dat bij het eerste idee voor een creatie (bijvoorbeeld een nieuw gebouw of een tentoonstelling) de plannen tot in de hemel reiken. Op een gegeven moment is de kritische massa zo groot dat de droom werkelijkheid kan worden. Komt het echter aan op de realisatie, dan moet er veelal water bij de wijn worden gedaan. Uiteindelijk is de investering nog wel te financieren maar worden de financiële knelpunten doorgeschoven naar de exploitatie. Bij de exploitatie blijkt vervolgens dat de kosten te hoog zijn en de bezoekersaantallen achterblijven bij de ramingen. De exploitatielast draagt een organisatie dertig tot vijftig jaar met zich mee in de vorm van rente en afschrijvingen. Musea zijn onvoldoende klantgericht en zoeken het bij het op orde brengen van de exploitatie altijd in de bezoekers en de kosten. Vaak zijn er allerlei argumenten waarom de consument niet komt maar één argument wordt of mag niet worden benoemd: de inhoud.
Balans
Om de nieuwe uitdagingen in de museumsector het hoofd te kunnen bieden is een bedrijfsmatiger aanpak een randvoorwaarde. Leo Beckers onderscheidt zich door een specifieke kijk op de bedrijfsprocessen van vrijetijdsondernemingen. In zijn visie betekent dit een juiste verdeling tussen de creatieve uitwerking van een idee of concept (de creatie), de technische haalbaarheid ervan (de realisatie) en de relatie tot een succesvolle exploitatie. Dat wil niet per definitie zeggen dat bij elk afzonderlijk onderdeel van een vrijetijdsonderneming sprake moet zijn van een balans. Het eindresultaat van alle onderdelen moet echter een dusdanig evenwicht vormen dat hiermee de basis is gelegd voor een succesvolle exploitatie en continuïteit.
Exploitatie
Beckers zelf is met name gespecialiseerd in de component exploitatie. Hij ontwikkelde in eigen beheer een aantal standaards en modellen vanuit de dagelijkse praktijk van de exploitatie van vrijetijdsinitiatieven: dag- en verblijfsparken, dierenparken en sport- en vrijetijdscomplexen. Deze modellen worden gebruikt voor capaciteitsberekeningen en daarmee samenhangende afwegingen die ten grondslag liggen aan de uitwerking van creatieve, technische en/of bouwkundige ontwerpen. Multifunctionaliteit van materieel en personeel is een van zijn belangrijkste aandachtsgebieden. Op basis van reken- en synergiemodellen stelt hij vast wat de optimale oplossing is voor inzet van materieel en personeel. Daarbij wordt niet alleen de benutte capaciteit bekeken, maar ook de maximaal beschikbare capaciteit. De geschetste methodiek kent vele toepassings gebieden. De werkwijze is toepasbaar bij nagenoeg alle vrijetijdssectoren en is geschikt voor zowel nieuwe initiatieven als voor de analyse en optimalisatie van bestaande.
Bij herdefinitie van productstrategieën van bestaande vrijetijdsondernemingen worden de eerdere resultaten van de onderneming gebruikt voor het definiëren van de kengetallen voor capaciteitsberekeningen en daarmee samenhangende afwegingen. Maatwerk derhalve. Hoe aantrekkelijk is een vrijetijdsinitiatief voor een gemeente of provincie? Een dagrecreatie-initiatief, of dat nu een attractiepark is of een museum, verschaft direct en indirect werk gelegenheid, versterkt de regionale economie en verleent een gemeente of regio ook prestige. Het geeft de mogelijkheid een interessant toeristisch recreatief profiel te verkrijgen. Maar dan moeten de kansen op succes wel aanwezig zijn door risico’s te -beperken. Dat kan met een kritische doorlichting van het bedrijfsmodel.
Lineair of gelijktijdig
Het museale concept wordt meestal lineair uitgezet, in volgorde na elkaar. Beckers staat een omkering voor. Hij wil vanuit de creatiekant kijken naar de collectiekant; daarmee bepaal je expliciet hoe de logistieke operatie gaat draaien. Belangrijke vraag is dan: bij hoeveel bezoekers heb je welke kosten? In de operatiekant kunnen organisaties winst behalen door scherp te kijken naar hun inrichtingsmodellen en hun mogelijkheden en door op basis van de vaste inhoud events te gaan organiseren. Veel pretparken beheersen de techniek om de thematiek uit het verhaal te halen om bezoekers langer in het bedrijf te houden en daardoor omzet te genereren. Hoe komt het nu dat deze techniek nog niet of nauwelijks wordt toegepast in musea? Beckers laat tijdens de workshop zien dat er nog veel te leren valt als het gaat om het optimaliseren van de bedrijfsvoering door te meten, te weten en consequent en gestructureerd vragen te stellen bij elke activiteit die een bedrijf wil ontplooien. Dat is geen eenvoudige opdracht. Het vraagt om de precisie waarmee een Zwitsers uurwerk wordt gemaakt.
