Is de opzet, de exploitatie en het beheer van een museumwinkel een zaak voor vrienden van het museum, dus een zaak voor vrijwilligers, of is dat een zaak van het museum zelf, en dus onderdeel van het professioneel exploiteren van het museum? Dat was de belangrijkste vraag die op deze Voorjaarsvriendendag van de NFVM aan de orde kwam. Daaraan gerelateerd werd de vraag opgeworpen naar het doel van de museumwinkel: is dat het bieden van meer service aan de museumbezoeker, of gaat het vooral om het verwerven van meer inkomsten?
De algemene inleiding werd gehouden door Esther Lamers, sinds kort werkzaam als zakelijk directeur van het Bijbels Openluchtmuseum de Heilige Landstichting, en daarvoor als medewerker van Kolpron Consultants betrokken bij een onderzoek naar de aanwezigheid en de rentabiliteit van museumwinkels. Volgens Esther Lamers is het zaak dat een museum bij de opzet en de exploitatie van een winkel werkt in direct overleg met de vrienden. Het inschakelen van vrienden bij het beheren en bemannen van een museumwinkel werkt vaak kostenbesparend en is dus voordelig voor het museum. De vrienden doen er echter goed aan de algehele regie, alsmede de inkoop van artikelen over te laten aan de museumorganisatie zelf. De museumwinkel draagt immers in belangrijke mate bij aan het algehele imago van het museum.
Bij de opzet van een museumwinkel is het allereerst noodzakelijk rekening te houden met het bezoekersprofiel van het museum. Een reguliere museumbezoeker vertoont ander koopgedrag dan een toerist, en een in geschiedenis genteresseerde bezoeker koopt iets anders dan een bezoeker van een technisch museum. De volgende punten zijn hierbij van belang:
– welke doelgroepen zijn er te onderscheiden en hoe groot zijn die groepen?
– wat is hun bestedingspatroon?
– wat is de reden voor aankoop van artikelen (impulsieve aankoop, herinnering, cadeau)?
Van direct belang is ook de aanbodzijde: past de museumwinkel in, of wijkt ze aanzienlijk af van het winkelaanbod in de directe omgeving van het gebouw? De keuze voor de verschillende onderdelen van het winkelassortiment moet duidelijk zijn. Een museumwinkel moet zich beraden over de vraag welke artikelen in het aanbod van de museumwinkel uniek zijn en welke artikelen elders ook worden aangeboden.
Daarnaast is het raadzaam te kijken naar de winkelformule: welke uitstraling bezit de winkel en stemt die overeen met die van het museum?
Herman Schoenmaker, penningmeester van de Vrienden van het Frans Halsmuseum, belichtte daarna het financile aspect van het beheer van een museumwinkel door vrienden. Sinds tien jaar verkochten de Vrienden van het Frans Halsmuseum artikelen in het museum. Daarnaast was er een verkooppunt, bemand door werknemers van het museum zelf. Sinds kort zijn die twee verkooppunten samengevoegd: vrijwilligers werken zodoende nu direct naast museummedewerkers. Hoewel er een gemeenschappelijke inkoopcommissie is voor de winkel, bepalen de Vrienden zelf de samenstelling van het assortiment, de inkoop en de prijzen voor hun deel van de winkel.
Fieke Stevens, secretaris van de Vereniging van vrienden van het Museum Het Valkhof, ging in op de praktijk van de museumwinkel. Omdat er op de begroting van het nieuwe Museum Het Valkhof geen ruimte was voor een museumwinkel, besloten de vrienden een fonds te vormen, waaruit (een deel van) de inrichting van een museumwinkel kon worden bekostigd. De winkel wordt beheerd door vrijwilligers. Een Cordinatiecommissie met daarin twee vertegenwoordigers van het bestuur van de Vriendenvereniging, de directeur en het Hoofd Marketing van het museum en twee vertegenwoordigers van de werkgroep die de leiding heeft over de groep vrijwilligers (zon 80 man/vrouw) die de winkel bemannen beheert het budget dat de Vrienden beschikbaar stellen voor de jaarexploitatie van de winkel. Het hoofd Marketing van het museum is verantwoordelijk voor de samenstelling van het winkelassortiment; het hoofd Financin bewaakt de prijzen. De zeer actieve werkgroep zorgt voor het inroosteren en aannemen van de vrijwilligers. Bij praktische zaken (bijvoorbeeld het bedienen van de kassas) krijgen zij vaak daadwerkelijke steun van het baliepersoneel van het museum.
Na discussie en lunch verzorgde directeur A. Gerhartl-Witteveen van Museum Het Valkhof een introductie op de collectie en de tentoonstelling van het museum, waarna groepen een rondleiding kregen.
