Was het voorheen voor de opdrachtgever nog te overzien bij welk bureau hij moest aankloppen voor zijn tentoonstelling, museuminrichting of bezoekerscentrum, tegenwoordig is de keuze ruimer, maar ook onduidelijker wie nu feitelijk wat doet en op welk terrein. Ontwerpers en ontwerpbureaus die zich gespecialiseerd hebben in tentoonstellingsontwerpen kijken niet meer verbaasd op als bekend wordt welke soms volstrekt uiteenlopende ontwerpdisciplines door een opdrachtgever zijn benaderd voor een (ontwerp)competitie. Bij het zoeken naar nieuwe wegen lijkt men soms het spoor bijster geraakt. Opdrachtgeven is voor geen enkele museumdirecteur, conservator of cultureel ambtenaar dagelijkse routine, het is steeds opnieuw zoeken naar een passende aanpak bij de juiste bureaus. En tentoonstellingsontwerpers zijn moeilijk te lokaliseren. Het zijn ontwerpers met vaak uiteenlopende achtergronden en een mix van opleidingen, ingeschreven bij beroepsorganisaties onder verschillende vakgebieden. Zij kennen geen eenduidige kaders, noch passende leveringsvoorwaarden. De ontwerpdiscipline is nog jong en in permanente ontwikkeling.
Redenen te over om een tentoonstellingsproject goed te starten. En een goede staat of valt met een heldere briefing.
Briefing
Het is verstandig om aan het begin van een tentoonstellingsproject te bedenken wat het doel ervan is en hoe dat overgedragen moet aan ontwerpers.
De eerste briefing maak je voor jezelf. Zet op een A4-tje wat je voor ogen staat en bespreek de lijst met collegas of stafmedewerkers. Als alle gegevens zijn verzameld kan de eigenlijke schriftelijke briefing worden opgesteld. Dit is het projectfundament: het schept de kaders waarbinnen een project wordt opgebouwd. Bij het schrijven ervan kan onderstaand lijstje wellicht behulpzaam zijn.
Projectomschrijving:
Een korte omschrijving van de initiatiefnemer of opdrachtgever is en van de projectorganisatie en -structuur. Duidelijk moet worden welke personen, afdelingen of organisaties deelnemen in het project en wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten of delen van het project.
Projectdefinitie:
Het project omvat bijvoorbeeld de volgende fasen:
1 schetsontwerp
2 voorlopig ontwerp
3 definitief ontwerp
4 realisatie
Omschrijf bij elke fase welke stappen moeten worden gezet en wat men aan het eind ervan verwacht. Bijvoorbeeld bij de schetsfase: een concept met ideeschetsen, vlekkenplan, routestruktuur, enkele artists impressions, schetsmaquette, ruwe kostenraming, etc.
Doelstelling:
Hier wordt beknopt beschreven aan welke doelen de tentoonstelling zal moeten beantwoorden. Bijvoorbeeld: Het X-museum stelt zich ten doel een breed publiek zo goed mogelijk te informeren over de belangrijkste historische en actuele handels- en industrietakken uit de stad X en de regio Z.
Doelgroep:
Het is nuttig het verwachte bezoekerstype te omschrijven. Zijn het volwassenen (geef sekse en leeftijd aan), scholen (basis en voortgezet onderwijs), jonge gezinnen met kinderen, dagrecreanten, studenten, specialisten, etc.
Type tentoonstelling:
Betreft het een reizende, tijdelijke of permanente tentoonstelling? En moet het een emotionele, didactische of een recreatieve tentoonstelling worden? Wordt het een esthetische, evocatieve/associatieve, educatieve/instructieve, amuserende of entertainment tentoonstelling? En vervolgens: is de aanpak chronologisch, thematisch, systematisch, verhaalgericht, objectgericht, dynamisch, interactief of participerend?
Sfeeromschrijving:
In het kort wordt omschreven welk gevoel de tentoonstelling moet oproepen. Is het multi-zintuigelijk, activerend, gemoedelijk, imponerend, etc.?
Randvoorwaarden:
Hier worden de criteria vastgesteld ten aanzien van visuele en technische duurzaamheid, toegankelijkheid (voor minder validen) en jeugdbestendigheid. Ook wordt opgegeven wat het tentoonstellingsoppervlak in vierkante meters is en op welke wijze de ruimten bereikbaar zijn. Exploitatie-eisen, de ruwe planning in tijd, eisen t.a.v. luchtvochtigheid, lichtniveau en temperatuur worden vastgelegd.
Budget:
Onduidelijkheid omtrent de hoogte van het te besteden totaalbudget geeft gedoe achteraf. Bepaal wat wel en niet in het tentoonstellingsbudget (exclusief btw) is opgenomen. En als het een inrichtingsproject betreft in een bestaande locatie of omgeving, omschrijf dan zo goed mogelijk wat de ontwerper in de lege ruimte kan verwachten. Als niet gedetailleerd wordt vastgelegd wat de financile grenzen zijn, zullen deze verschillend worden uitgelegd.
Verantwoordelijkheden en copyrights:
Het is aan te bevelen in de briefing de verschillende verantwoordelijkheden te onderscheiden. Ten aanzien van het recht van gebruik van copyrights gelden wettelijke regels. Opdrachtgevers kunnen het gebruiksrecht vooraf bedingen, maar overleg hierover is altijd beter.
Kortom, een duidelijk opgestelde briefing voorkomt veel misverstanden.
Advies
Het is denkbaar dat een opdrachtgever in bovenstaande briefing een aantal items niet goed kan invullen. Het is dan ook aan te bevelen vroegtijdig adviezen in te winnen bij ervaren collegas. Ook de Beroepsorganisatie van Nederlandse Ontwerpers (BNO) verleent desgevraagd advies. Zij kan adressen verstrekken van (ontwerp)bureaus en/of tentoonstellingsontwerpers die behulpzaam kunnen zijn bij het opstellen van een correcte briefing en/of later als het een competitie moet worden kunnen adviseren bij het opstellen van een shortlist om een aantal bureaus uit te nodigen. In het geval van een competitie kunnen aan de hand van een eenduidige briefing de aanbiedingen gemakkelijker onderling vergeleken en beoordeeld worden. De schriftelijke briefing is niet alleen een nuttige basis voor een offerteaanvraag, maar ook voor een schriftelijke opdrachtverstrekking.
Chemie
Bij de keuze van een adviseur, ontwerper of (ontwerp)bureau is het niet alleen van belang of hij of zij ervaring en goede ideen heeft, maar ook dat het klikt. Projecten voor permanente tentoonstellingen en vooral complexe museale inrichtingen duren al snel vele maanden tot soms enkele jaren. Het is van belang dat een projectteam de juiste chemie heeft. Het is daarom de moeite waard bij opgegeven referenties hieromtrent informatie in te winnen en in een volgende fase met de beoogde ontwerpers vrijblijvend kennis te maken.
Een tentoonstellingsontwerper is gewend in teamverband te werken in een platte organisatie met korte lijnen. In de loop van het proces kan het projectteam aangevuld worden met vakspecialisten. Per stap in het proces bepaald het team wie aanschuift. Deze nieuwelingen dienen gebriefd te worden waarbij wordt ingezoomd op hun deel van het werk.
De algemene projectbriefing blijft daarbij de ruggengraat.
