Hoe het begon
De gemeenteraad van Rotterdam stemde in februari 1993 in met een nieuw stedelijk evenementenbeleid. Hoewel evenementen en festivals al lange tijd tot de prioriteiten van het gemeentelijk beleid behoren en de stad belangrijke festivals en evenementen heeft voortgebracht, werd verdere uitbouw ervan steeds meer belemmerd doordat de daarvoor beschikbare kennis en budgetten over verschillende sectoren waren verspreid.
Hierdoor was er, ondanks de vele initiatieven, geen sprake van een samenhangende zomerprogrammering en kwamen grote sectoroverstijgende initiatieven steeds moeilijker van de grond. Dankzij inhoudelijke en financile samenwerking tussen het Ontwikkelingsbedrijf Rotterdam (OBR), de Kunstsector en het Gemeentelijk Havenbedrijf (GHR) en met toevoeging van gemeentelijke prioriteitsgelden werd de basis gelegd voor het nieuwe stedelijk evenementenbeleid.
De overheid
Mede door de oprichting van de Stichting Rotterdam Festivals heeft de gemeente gekozen om deze jonge sector verder te ontwikkelen en erin te investeren. Het overheidsbeleid is dus verschoven van afwachtend de subsidieverstrekker die aardige projecten ondersteunt naar actief: een opdrachtgever met oog voor particulier initiatief, maar met duidelijk stedelijke doelen voor ogen. Die doelen bestaan vooral uit het verzorgen van een cultureel en recreatief aanbod voor de eigen bevolking en het verbeteren van het imago van de stad. De gemeente verwacht daarnaast dat de evenementen een bijdrage zullen leveren aan de ontwikkeling van de stad.
De rol van Rotterdam Festivals
De Stichting Rotterdam Festivals gaat op zoek naar in Rotterdam aanwezige energie en deskundigheid. Daardoor, en door de bij Rotterdam Festivals beschikbare financile middelen, ontstaan samenwerkingsverbanden die anders niet gerealiseerd zouden zijn. Het resultaat is meer samenhang tussen de activiteiten. De eigenheid en de bijzondere kenmerken van een gebied worden door die samenhang duidelijker onderstreept. En via evenementen worden de sterke punten van de stad en de ontwikkelingen waar de gemeente mee bezig is, onder de aandacht gebracht.
De sector
De evenementensector is relatief jong, versnipperd en over het algemeen kleinschalig georganiseerd. Hij bestaat vooral uit gesubsidieerde instellingen, vrijwilligersorganisaties en particuliere ondernemers die met het produceren van evenementen hun brood verdienen. En inmiddels is de potentie van de sector ontdekt door stadsbestuurders, sponsors en wetenschappers en worden de mogelijkheden ervan ten volle benut. De belangrijkste trend is dan ook een sector die, ongetwijfeld met vallen en opstaan, steeds groter en professioneler aan het worden is. Het is duidelijk dat de eisen die aan de organisatoren gesteld worden door die onontkoombare verzakelijking en schaalvergroting drastisch wijzigen.
De organisatoren van de Rotterdamse Zomerfestivals zijn voor een deel kleine, kwetsbare organisaties die opereren op de rand van hun kunnen. Ze hebben een nadrukkelijke band met wat er leeft in de stad, doordat ze meestal hun wortels hebben in het festivalpubliek. In deze oorsprong ligt ook de vitaliteit en het elan van de evenementensector besloten. Maar juist door die bescheiden afkomst en kleine schaal zijn niet alle organisatoren in staat gedegen marketingkennis en commercieel vernuft te ontwikkelen. En het ontbreken daarvan belemmert de groei van de sector en de daarin werkende ondernemers.
Sponsors
Bijna alle Zomerfestivals zijn afhankelijk van financiering via fondsen. Maar er wordt ook steeds meer gewerkt met financiering in de vorm van sponsoring. En sponsors zijn nog meer dan voorheen op zoek naar publieksevenementen die de merkbeleving versterken, of naar een perfect match. Hierin liggen kansen en bedreigingen voor de traditionele festivals, aangezien de emotioneel ingegeven perfect match schaars is. Als die niet te vinden is, creert de sponsor zijn eigen evenement.
Sponsors worden ook concreet afgerekend op het bereiken van vooraf gestelde doelen en gaan steeds vaker zelf op zoek naar een organisator, om een door henzelf bedacht evenement te produceren.
Het publiek
Ook het publiek verandert: het kan kiezen uit vele mogelijkheden, het wil snel en precies genformeerd worden, het weet wat het wil, komt niet meer als vanzelfsprekend naar ieder evenement, maar zoekt bijzondere vrijetijdsbesteding. Kortom, het is uiterst veeleisend en kritisch. Daarom is het, nog veel meer dan al het geval was, voor iedere organisator van levensbelang het publiek te kennen, het publiek te overtuigen en vooral te leveren wat je belooft te leveren.
De uitdaging
De belangrijkste uitdaging voor de sector en de overheid ligt in het behouden van het enthousiasme, de vitaliteit en de band met de stad. Tegelijkertijd moeten beide partijen ervoor zorgen dat de beste, meest kansrijke initiatiefnemers doorgroeien naar effectieve, professionele, marktgerichte organisaties.
Opererend tussen overheid en markt probeert de Stichting Rotterdam Festivals daar een rol in te spelen. De stichting draagt bij aan het vergroten van de kennis, organiseert cursussen en werkt mee aan marketingexperimenten. De Stichting Rotterdam Festival verstrekt bovendien financile bijdragen.
Maar het blijft vooral een taak voor de organisatoren zelf. Zij zullen in moeten spelen op de wensen van het publiek. Bovendien moeten ze samenwerking zoeken met de overheid en het bedrijfsleven.
