Meer en meer worden er vanuit het stedelijk beleid, het toerismebeleid en het lokaal evenementenbeleid vragen gesteld over de duurzaamheid van de effecten van evenementen. Het is zo langzamerhand duidelijk dat de effecten van evenementen systematisch moeten worden gemeten. Alleen op basis van harde gegevens kan het beleid gericht worden op een duurzame ontwikkeling en kan een evenwicht gehandhaafd worden tussen de draagkracht van de stad en de economische meerwaarde. Het opstellen van een draaiboek om evenementeneffecten te meten, is daarom een logische stap. Vanuit de bovengeschetste behoefte is, onder toezicht van ISEG/Steunpunt Toerisme en Recreatie van de KU Leuven en op basis van een aantal concrete voorbeelden uit studies die betrekking hebben op evenementen in Gent, een handleiding voor effectenmeting van evenementen geformuleerd.
Deze handleiding kan de opmaat vormen voor een heuse evenementenmonitor (EM), die zowel evenementen als het beleid dat daarop is gericht op een meerdimensionale manier evalueert, waarbij rekening wordt gehouden met economische, sociaal-culturele, ruimtelijke en politieke factoren. Een evenementenmonitor gaat in principe veel verder dan de huidige praktijk van post-evenement-evaluaties.
Consensus over het nut van een EM is er wel, maar het probleem ligt bij de implementatie van een meetsysteem in de praktijk. De manier waarop de effecten van evenementen kunnen worden gemeten verschilt en hangt bovendien nauw samen met de doelstellingen die men wil bereiken met een dergelijke investering.
Het algemene stappenplan hieronder werd gebaseerd op de evenementenmonitor die samen met de stad Gent werd ontwikkeld en bevat dan ook vele verwijzingen naar de Gentse evenementenmonitor (korte casussen).
Het rapport onderscheidt enkele stappen:
Stap 1 Welke evenementen meten?
Als lokale overheden de betekenis van evenementen in n plaats willen afwegen en de effecten opvolgen is een goed overzicht nodig van de evenementen die er plaatsvinden en geacht worden relevante effecten te hebben.
Stap 2 Identificatie van doelstellingen
Nadat bepaald is welke evenementen gemeten worden, moeten ook de doelstellingen worden vastgelegd die de stedelijke overheid met de organisatie, cordinatie of ondersteuning van het evenement wil bereiken. Een stedelijke overheid kan op verschillende wijzen betrokken zijn bij evenementen: als organisator, als cordinator of als ondersteuner
Stap 3 Identificatie van doelstellingen
Nadat bepaald is welke evenementen gemeten worden, moeten ook de doelstellingen worden vastgelegd die de stedelijke overheid met de organisatie, cordinatie of ondersteuning van het evenement wil bereiken.
Stap 4 Identificatie van belangengroepen
Globaal zijn vijf belangengroepen te onderscheiden: bewoners, bedrijven, bezoekers, verenigingen, organisatoren van evenementen.
Stap 5 Vaststellen van de indicatoren
Indicatoren zijn de bouwstenen van een monitoringsysteem. Voor het beantwoorden van de vraag of het beleid effect heeft, worden effectindicatoren gebruikt. Ze geven het resultaat van het beleid weer. Meting van bepaalde omgevings-, prestatie- en procesindicatoren kunnen nodig zijn vooraleer de effectindicatoren correct kunnen worden bepaald, en nadien ook voor de interpretatie.
Stap 6 Methodes van gegevensverzameling
Wanneer vastgesteld is aan de hand van welke effectindicatoren het al dan niet bereiken van de doelstellingen gemeten kan worden en bekend is bij welke doelgroepen men de effecten gaat meten, dienen de methodes van gegevensverzameling gepreciseerd te worden.
Verschillende methodes zijn mogelijk: persoonlijke enqutes en ideenbussen (vooral voor bezoekers), postenqutes (bewoners) en webenqutes (alle belangengroepen)
De laatste stap behelst uiteraard de implementatie van theorie naar praktijk.
Concrete invulling van de verschillende stappen en de wijze van meten zijn terug te vinden in het genoemde rapport, dat kan worden gedownload via de website van Cultuurnet Vlaanderen: www.cultuurnet.be
