Hoewel het artistiek-inhoudelijke proces van kunstinstellingen soms moeilijk te doorgronden is, moeten zakelijk beleid en de evaluatie hiervan glashelder zijn. Onduidelijkheid, behalve gebrek aan tijd en inzicht ook een gevolg van onverschilligheid, moet bewust worden voorkomen. Aandeelhouders hebben toegang tot informatie over de exploitatie van hun bedrijf. Zo moeten ook belastingbetalers (indirect de aandeelhouders van kunstinstellingen) te weten kunnen komen hoe hun geld wordt besteed. En als die niet genteresseerd zijn, dan is de sponsor of subsidiegever dat wel.
De subsidiegever ontvangt als onderdeel van de vierjaarlijkse subsidieaanvraag natuurlijk al de nodige rapportage. Toch beschikt hij daarmee niet altijd over voldoende informatie om het zakelijk functioneren van de instelling goed te kunnen beoordelen. Hoewel het subsidiebedrag per bezoeker in het uiteindelijke advies van de Raad geen grote rol speelde, is het belangrijk dergelijke ratios vaker toe te passen. Ze vergemakkelijken en verbeteren de evaluatie van de bedrijfsvoering. Dit is vooral belangrijk nu deze door groeiende verzakelijking van kunstinstellingen complexer wordt. Door de toenemende aandacht voor bijvoorbeeld cultureel ondernemerschap en marktwerking ontstaat de behoefte aan een meegroeiend beoordelingskader.
Ratios vormen een doeltreffend middel om prestaties te evalueren en in perspectief te plaatsen. Op school leerde je de kracht van verhoudingsgetallen met nota bene een voorbeeld afkomstig uit de kunsten: de gulden snede. Ratios leggen een directe relatie tussen twee (voorheen ongerelateerde) informatiegrootheden. Zo dwingen ze kunstinstellingen ook zelf na te denken over hun bedrijfsvoering. Dit effect werd zichtbaar tijdens de discussie die op gang kwam door subsidie en bezoekersaantallen aan elkaar te relateren.
Daarnaast zijn ratios bijzonder geschikt om organisaties onderling te vergelijken. Publiciteitsbudgetten zijn bijvoorbeeld beter met elkaar te vergelijken wanneer ze worden gerelateerd aan het aantal voorstellingen (publiciteitskosten per voorstelling). Om dit goed te doen moet er wel vergelijkingsmateriaal voorhanden zijn, bijvoorbeeld in de vorm van historische data of zogenaamde industriegemiddelden: dit soort gegevens verzamelt men normaliter over de jaren heen. In dit kader zou het overigens interessant zijn te weten hoe het sectorgemiddelde subsidiebedrag-per-bezoeker eigenlijk tot stand kwam.
Ook de financile wereld kent de kracht van ratios. Met soms ziekelijke fascinatie heeft men daar een heel repertoire opgebouwd: return-on-investment, expense-to-sales, inventory-turnover en ga zo maar door. Ook andere sectoren kennen richtlijnen die ideale verhoudingen in de bedrijfsvoering blootleggen. Zo weet een goede restaurantmanager wat de juiste verhouding is tussen het aantal obers en gasten en wat de gemiddelde opbrengst per stoel is. De culturele sector kan hier zeker wat van opsteken. Ook kunstinstellingen zouden moeten weten of de prijs van een kaartje in relatie tot de zaalbezetting wel optimaal is, en of (juist bij een stijgende begroting) de verkoopkosten in relatie tot het budget constant blijven, en wat hun verhouding is tussen open artistieke en administatieve ftes.
Uiteindelijk gaat het erom op een goede manier een oordeel te kunnen vellen over bedrijfsresultaten van kunstorganisaties. In Amerika kennen de ontelbare fondsen die het leeuwendeel van het kunstaanbod financieren deze uitdaging ook. Nog veel liever dan de Nederlandse overheid willen zij precies weten waar hun geld naar toe gaat. Hiermee kan immers de effectiviteit van hun steun worden bepaald en dat is een graadmeter voor het succes van een fonds. Dit laatste is weer van invloed op hoe makkelijk het is voor een fonds nieuwe donaties binnen te halen.
We zien dan ook dat Amerikaanse kunstinstellingen bij hun subsidieaanvragen vaak veel meer informatie moeten prijsgeven. Er wordt bijvoorbeeld gevraagd hoeveel geld men direct aan uitgaven van programmatische aard besteedt, en hoeveel daarvan op gaat aan administratieve posten. Een teveel van het laatste kan duiden op administratieve inefficintie. Ook houden Amerikaanse kunstinstellingen hun bedrijfsvoering goed in de gaten. Zo bekijken ze hoeveel dollar het kost om n dollar subsidie te krijgen. Dit weerspiegelt de effectiviteit van hun fondsenwervers (normaal is een verhouding van 0.25, waarbij het dus een kwartdollar kost om er n te ontvangen).
Wellicht een toekomstvisioen voor de Nederlandse kunstensector?
