Evenementen zijn er steeds meer in grote en middelgrote steden in Nederland. Hoe gaan gemeenten om met evenementen in hun beleid? Sommige gemeenten beschikken reeds lange tijd over een evenementenbeleid, anderen gaan over tot het opstellen van een nieuw beleid. Wat kunnen gemeenten van elkaar leren als het gaat om het evenementenbeleid? In dit artikel worden negen handreikingen gegeven die hierbij belangrijk zijn. Vier ervan zijn gericht op de inhoud van het beleid, drie op de structuur en twee op de financiën.
De specifieke aanleiding per gemeente bepaalt de focus van het evenementenbeleid
Sommige gemeenten willen een evenementenbeleid opstellen om veiligheidsrisicos in te perken of om geluidsoverlast voor de bewoners aan banden te leggen. Andere gemeenten kiezen expliciet voor het op de kaart zetten van de stad in Nederland of willen juist de economische bestedingen met evenementen stimuleren.
Zo heeft de gemeente Leiden het evenementenbeleid ingestoken vanuit het beperken van geluidsoverlast. Hiervoor heeft de gemeente het aantal evenementen ingedeeld in drie categorien die variren in geluidsniveau, eindtijd en het aantal evenementen per locatie.
De gemeente Dordrecht wil beeldbepalende evenementen in de stad kwalitatief verbeteren en zonodig nieuwe toevoegen. Ook wil de gemeente de continuteit verbeteren en komen tot een betere spreiding van de evenementen over het jaar. Om dat te realiseren is onder andere een evenementenbureau opgericht dat venementenorganisatoren informeert en adviseert en ondersteunende werkzaamheden uitvoert bij de organisatie van grotere evenementen. Dordrecht heeft hiervoor de evenementen ingedeeld in drie categorien die variren in hun betekenis voor de stad. Hoe meer betekenis, hoe meer (financile en andere) ondersteuning.
De gemeente Emmen heeft economische doelstellingen in het evenementenbeleid primair gesteld, gekoppeld aan de overkoepelende ambitie van de gemeente om de economische achterstand ten opzichte van de rest van Nederland in te lopen. Het verstrekken van subsidies aan evenementen is derhalve in Emmen in eerste instantie gekoppeld aan het economische belang van evenementen, terwijl dat in Dordrecht primair is gekoppeld aan het verbeteren van het imago. Kortom, wat relevant is voor de ene gemeente, is dat niet voor de andere.
Definieer wat onder een evenement wordt verstaan
Evenementenkalenders van gemeenten geven veelal een zeer brede interpretatie van evenementen te zien. Van kermissen tot marathons, van stadswandelingen tot jazzfestivals en van wisselende tentoonstellingen in de musea tot voetbalwedstrijden. De evenementenkalender is hierdoor meer een activiteitenlijst van de VVV dan een echte evenementenkalender. Als het gaat om het realiseren van de doelstellingen uit het evenementenbeleid, moet de gemeente niet alle activiteiten van deze lijst willen sturen en ondersteunen. De huidige evenementenkalenders moeten daarom niet de basis vormen voor het gemeentelijke beleid. Afbakening van het begrip evenement is nodig om helder te krijgen waar het beleid zich wel op richt. Een evenement is in ieder geval een bijzondere en unieke gebeurtenis van beperkte duur, eenmalig of jaarlijks terugkerend en gericht op een relatief groot publiek. Daarbinnen moeten gemeenten de afbakening zelf verder vaststellen, afhankelijk van wat relevant is voor die gemeente.
Gebruik de evenementen-aanbodspiramide als uitgangspunt voor het denken
De evenementenaanbodspiramide geeft een gevoel van het huidige evenementenaanbod in een gemeente en structureert het denken over de toekomst. lagroup onderscheidt drie niveaus van evenementen:
high profile-evenementen, die beeldbepalend en imagoversterkend voor de profilering van de gemeente in Nederland zijn, een reden vormen om de gemeente te bezoeken, relatief veel publiek trekken en dragers van de gemeentelijke identiteit zijn;
medium profile-evenementen, die aantrekkelijk zijn voor nieuwe en
bestaande (boven)regionale bezoekers, die daardoor langer in de stad blijven of vaker terugkomen en de gemeentelijke identiteit versterken;
low profile-evenementen, met name bedoeld voor de bewoners van de gemeente.
Belangrijk bij het hanteren van deze aanbodspiramide is dat het gaat om een optimale balans tussen de drie niveaus. De top van de piramide is niet per definitie het belangrijkste. De basis van de piramide moet goed zijn ontwikkeld, omdat deze belangrijk is voor het creren van lokaal draagvlak voor evenementen. Wat een optimale balans is en waar de focus ligt, wordt bepaald door de doelstellingen van het gemeentelijke evenementenbeleid.
Een onderscheidend evenementenbeleid start vanuit de kernwaarden
Wanneer de gemeente de identiteit van de stad wil versterken met behulp van evenementen (het middelste en het bovenste niveau van de piramide) is het belangrijk dat vanuit de onderscheidende karakteristieken (de kernwaarden) van de gemeente wordt gedacht. De gemeente Enschede kiest bijvoorbeeld voor een muziekprofiel vanwege de unieke culturele infrastructuur op het gebied van muziek in de regio. De gemeente Apeldoorn, momenteel werkend aan een evenementenbeleid, denkt vanuit haar kernwaarden als groen, stijlvol, koninklijk, ruim(telijk) en attracties. De ideen voor een high profile evenement op het gebied van tuin- en landschapsarchitectuur sluiten hier uitstekend op aan.
Structure follows strategy
Hiervoor is een aantal onderwerpen belicht dat belangrijk is bij het vaststellen van de inhoud of de strategie van het evenementenbeleid. Pas wanneer de strategie ten aanzien van wat de gemeente wil bereiken duidelijk is, moet hiervoor een passende structuur worden opgetuigd (hoe het beleid organiseren). Vaak lopen gemeenten in de valkuil een structuur te willen ontwikkelen zonder dat de strategie duidelijk is. Grofweg zien we drie structuren: (1) een gemeentelijk evenementenbureau (of evenementencordinator), (2) een onafhankelijk evenementenbureau en (3) een evenementenbureau dat is ondergebracht bij een derde partij zoals een (regionale) VVV. In Leiden bijvoorbeeld, waar de geluidsoverlast van evenementen een leidend principe is, is gekozen voor een evenementenbureau ondergebracht bij de gemeente. In Enschede is gekozen voor een onafhankelijk evenementenbureau, dat onder andere een jaarlijks high profile muziekevenement moet organiseren. In Dordrecht tenslotte is gekozen om het evenementenbureau onder te brengen bij de regio VVV om zo goed mogelijk aansluiting te vinden bij de evenementenorganisatoren.
Maak onderscheid in beleids- en publiekrechtelijke taken
Ongeacht waar een evenementenbureau wordt ondergebracht, de gemeente blijft eindverantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het beleid en het uitvoeren van de daarbij behorende publiekrechtelijke taken (zoals vergunningverlening, brandweer en politie). De gemeente kan er voor kiezen om het uitvoeren van het beleid uit te besteden aan een evenementenbureau of evenementencordinator, maar de publiekrechtelijke taken niet.
Wees duidelijk over de relatie gemeente en evenementenorganisator
Evenementen zijn veelal particulier initiatief en dat is ook goed. Evenementen draaien veelal met relatief weinig financile middelen en zijn sterk afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Bij problemen zijn zij geneigd naar de gemeente te kijken. Het is niet de bedoeling dat de gemeente op de stoel van de evenementenorganisator gaat zitten en dat mag de evenementenorganisator ook niet vragen. De gemeente is voorwaardenscheppend en faciliteert in de vorm van subsidies en/of advies. De evenementenorganisator is en blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering. De gemeente kan hooguit het initiatief nemen tot het ontwikkelen van een evenement, maar de organisatie ligt bij een onafhankelijk evenementenbureau of het particulier initiatief.
Nieuw beleid kost geld
Gemeenten bevinden zich momenteel bijna allemaal in forse bezuinigingsoperaties. De middelen voor het uitvoeren van evenementenbeleid waren altijd al, een enkele uitzondering daargelaten, beperkt en dat is er vandaag de dag niet beter op geworden. Gemeenten zien wel het belang van evenementen in (imago, bestedingen etc.). Het kan echter niet zo zijn dat nieuw beleid met duidelijk hogere ambities moet worden gerealiseerd met dezelfde of zelfs minder financile middelen. Natuurlijk is het zo dat nieuw beleid ook verschuivingen betekent in de bestaande subsidiestromen, maar wanneer gemeenten echt staan voor hun hogere ambitie, moeten hiervoor middelen beschikbaar komen.
Hoe stimuleren we dat de markt bijdraagt aan een evenementenbeleid?
In tijden van bezuiniging willen de gemeenten nog wel eens sterk naar het bedrijfsleven kijken om de financile slagkracht van het evenementenbeleid te vergroten. Sponsoring vanuit het bedrijfsleven wordt in het algemeen verkregen voor een specifiek evenement waarmee het desbetreffende bedrijf zich kan profileren. Het bedrijfsleven zal zich niet verantwoordelijk voelen voor het uitvoeren van een gemeentelijke taak (uitvoeren van evenementenbeleid). Wat wel mogelijk is, is dat (een deel van) het bedrijfsleven zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt voor het verbeteren van de aantrekkelijkheid van de stad (een vorm van good citizenship) en hiervoor een gezamenlijk fonds vormt waaruit evenementen kunnen worden ondersteund. In Breda en Gouda bestaan dergelijke fondsen. De andere kant van deze medaille is echter dat initiatiefnemers van individuele evenementen niet zo makkelijk bij deze bedrijven meer kunnen aankloppen voor financile ondersteuning.
Kortom, de invulling van een evenementenbeleid is afhankelijk van de lokale situatie (wat is er, wat zijn de knelpunten, wat is de ambitie). Bovenstaande handreikingen kunnen hierbij mogelijk behulpzaam zijn.
Auteur: Karin Swart Arma Kleinepier Lagroup Leisure & Arts Consulting karinswart@lagroup.nl
