Lessen uit andermans praktijk

Heel wat bedrijven en maatschappelijke organisaties staan voor vergelijkbare uitdagingen als de culturele sector. Maar de waardevolle lessen uit onderzoeksrapporten, white papers en interne beschouwingen vinden zelden hun weg naar buiten. Met die reden een aantal interessante conclusies uit drie rapporten die ook binnen culturele organisaties van nut kunnen zijn.

Inwonerparticipatie in gezondheidsprogramma’s: de wereld achter een online community, door ROS Robuust

De communicatiemanagers van de regionale zorgondersteuningstructuur Robuust (Zuid-Nederland) verrichtten onderzoek naar de rol van online communities voor inwonersparticipatie bij gezondheidsprogramma’s. Hun belangrijkste bevinding is dat het om veel meer gaat dan alleen communicatie. Essentieel voor (inwoner)participatie is dat een organisatie de beoogde doelgroep weet te bereiken en hen weet te verleiden tot communiceren. In essentie draait het om het definiëren van strategische doelstellingen en kennis van de wensen en behoeften van de doelgroep, zowel van de doelgroep als van het programma zelf. Wat leeft er en wat zijn de verwachtingen?

Gedegen onderzoek naar andere (succesvolle) platforms kan daarbij helpen, zeker wanneer een organisatie op dynamische en experimentele wijze aan de slag gaat. Het kan ook lonen om een technisch adviseur in te huren voor digitale kwesties. Het is echter belangrijk om te onthouden dat een community geen doel op zich is, maar juist een middel om je communicatieve einddoel te bereiken.

De juiste tools

Niet elke doelgroep is even technisch begaafd. De vaardigheden en wensen van de beoogde doelgroep dienen dan ook voorop te staan bij het kiezen van een tool of medium voor de online community. Datzelfde geldt voor de look and feel en de manier van communiceren tussen de organisatie en de leden. Ook moet het platform voorzien worden van voortdurende activiteit: wanneer er weinig online gebeurt, blijven ook de leden van je community weinig actief. Een derde aandachtspunt is de waarde die de community heeft voor haar leden. De voorkeur gaat uit naar een complete cross-mediale middelenmix, online en offline, waarbij het platform is geïntegreerd in de organisatie en de organisaties van participanten. Dat vergt tijd en middelen. Een online community is dan ook een langdurige investering, waarbij de ‘gastheer’ de leden moet blijven uitdagen.

Gezonde community

Participatie is meer dan alleen een buzzwoord. Denk vanuit de doelgroep: praat hun taal en laat hen echt meedenken en meedoen voor meer draagvlak en betrokkenheid. Dat werkt het beste wanneer de participatie eenvoudig en intuïtief verloopt. Geef bijvoorbeeld feedback op ingebrachte ideeën en suggesties, zodat mensen zien dat je wat doet met hun inbreng. Maar vraag ook gerust door als ze ideeën, suggesties of opmerkingen geven. Voor een echt goede uitwisseling is niet alleen goed personeel nodig, zoals dynamische communitymanagers, maar ook gezonde community. Het helpt om goed na te denken over wie er bij de community betrokken moet worden (en wie niet). Een gepassioneerde kerngroep bij de lancering van de community betekent immers een veel grotere kans op succes.

De toekomst van werken begint hier. Nieuwe regels voor het onboarden van medewerkers, door Talmundo

Hoe breng je het beste talent aan boord van je bedrijf of organisatie? Onderzoek van Talmundo heeft drie prestatie-indicatoren opgeleverd die de beste bedrijven onderscheiden van bedrijven zonder gestructureerde onboarding. Daarmee doelt Talmundo op de manier waarop een organisatie omspringt met haar nieuwe medewerkers, en hoe nieuwe medewerkers vertrouwd raken met vier belangrijke gebieden, oftewel de vier C’s. Allereerst is er compliance, alle administratieve taken die nodig zijn om nieuwe medewerkers aan boord te krijgen. Daarnaast is er clarification, dat verwijst naar het inzicht van de nieuwe werknemer in zijn/haar baan en wat van hem/haar wordt verwacht. Ten derde culture, verwijzend naar gesproken en onuitgesproken ‘spelregels’ binnen de organisatie. En ten slotte is er connection, het idee van integratie in het team en de missie van het bedrijf.

Alle bedrijven hebben een soort van onboarding, waarbij drie niveaus te onderscheiden zijn. Niveau één, passieve onboarding, richt zich op compliance maar met weinig actie op het gebied van verduidelijking, cultuur en verbinding. Niveau twee, high potential onboarding, heeft ook aandacht voor compliance maar daarnaast is er meer expliciet sprake van de verduidelijking van de rol van de nieuwe werknemers en de aansluiting op cultuur en verbinding. Bij niveau drie, proactive onboarding, richt een organisatie zich doelbewust op alle aspecten van onboarding. Volgens Talmundo weet slechts 37% van alle organisaties niveau drie te behalen.

Communities of practice, social capital and organizational knowledge, door Eric Lesser en Larry Prusak namens het IBM Institute for Knowledge Management

Binnen alle organisaties is er een formele structuur. Daarachter liggen informele clusters en netwerken van medewerkers die samenwerken. Deze communities of practice spelen een cruciale rol in het succes van een organisatie. Wat zijn de mechanismen waardoor communities of practice kennis creëren, delen en gebruiken? En hoe kunnen organisaties hun middelen het beste verdelen om deze informele communities te helpen?

Hulpbronnen

Eric Lesser en Larry Prusak namen deze twee vragen als uitgangspunt en kwamen terecht bij het onderwerp ‘sociaal kapitaal’. Sociaal kapitaal verwijst naar de sociale middelen die individuen binnen een gemeenschap gebruiken voor zichzelf en hun organisaties. Deze sociale hulpbronnen omvatten een gemeenschappelijke identiteit, vertrouwdheid, vertrouwen en een bepaalde mate van gedeelde taal en context tussen individuen.

Deze bronnen manifesteren zich op verschillende manieren, waaronder het verkorten van de tijd die nodig is om een expert in een organisatie te vinden, het minimaliseren van de kosten die samenhangen met het valideren van expertise en het verminderen van de tijd en moeite die gepaard gaat met het ontwikkelen en bewaken van een overeenkomst tussen individuen in een organisatie. Al deze activiteiten zorgen ervoor dat een organisatie zijn kennisbronnen beter kan beheren.

Informeel en vloeiend

Net als financieel of menselijk kapitaal, kan sociaal kapitaal worden bevorderd en indien nodig gebruikt om individuen in staat te stellen hun werk efficiënter te laten verlopen. Communities of practice verschillen met name van conventionele eenheden van organisatie, zoals teams of werkgroepen. Teams en groepen hebben een taakoriëntatie, worden vaak voor een specifiek doel gelanceerd en hebben formele vereisten voor lidmaatschap. Communities hebben daarentegen een informeel lidmaatschap dat vaak vloeiend en zelf-organiserend van aard is. Als organisaties van het sociaal kapitaal van de communities of practice gebruik willen maken, is het zaak dat individuen intern op gepaste wijze worden benaderd. Dit kapitaal bevindt zich namelijk buiten de formele structuur. Het gaat om vertrouwen, gedeelde normen en waarden, verplichtingen, verwachtingen en identificatie. Deze zijn van cruciaal belang bij de ontwikkeling van sociaal kapitaal. Het sociaal kapitaal neemt toe wanneer mensen geloven dat hun acties op gepaste wijze worden beantwoord en dat anderen aan hun verwachte verplichtingen zullen voldoen.

Strategie

Er zijn gewoonlijk meer communities in een organisatie. De leiding van de formele organisatie hoeft niet iedere community op te zoeken en te ondersteunen. Slechts die communities die van belang zijn voor het halen van de strategische doelen van de organisatie verdienen extra aandacht. Die aandacht kan worden gegeven door de leden van zo’n community de gelegenheid te geven elkaar face-to-face te ontmoeten. Verschaf zulke communities instrumenten om nieuwe leden te kunnen identificeren en contact te krijgen met de bestaande leden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van technologie zoals persoonlijke webpagina’s, overzichten van waar expertise zit en kennismappen. Identificeer de ‘experts’ en geef hen de gelegenheid om ondersteuning te geven aan de grotere groep.

Ten slotte: investeer in deze communities. Dat kan een financiële investering zijn om face-to-face meetings mogelijk te maken, een investering in technologie om verbindingen te leggen tussen de leden van de community met elkaar en tussen verschillende communities die van belang zijn voor de organisatie en als laatste een investering om experts de gelegenheid te geven steun te geven aan anderen in het netwerk.