Iedere week, en in de zomer vrijwel iedere dag, kunnen we als consument kiezen op welke manier we onze vrijetijd een leuke belevingsimpuls geven. Van Danceparade tot Bloemencorso en van Vlootdagen tot Straattheaterfestival. Deskundigen hebben voorspeld dat het fenomeen evenement goede vooruitzichten heeft nu de vrijetijd voor de hedendaagse mens een steeds schaarser goed wordt. Andere deskundigen hebben al lang en breed ontdekt dat de acceptatiedrempel voor marketingboodschappen op het moment dat de consument zijn beleving ondergaat, lager wordt. Oftewel het sponsoren van een evenement is een economisch verantwoorde activiteit. Evenementen hebben dus de toekomst.
Evenementen vinden plaats in gemeenten, die er wat betreft faciliteren, vergunningen verstrekken en subsidiren meestal nauw bij betrokken zijn. Daarnaast is een gemeente bij evenementen doorgaans een belanghebbende partij. Bijna iedere gemeente in Nederland staat zich tegenwoordig voor op de evenementen die binnen de grenzen worden georganiseerd. Er is dus heel wat gaande in het gemeentelijke evenementenland. Maar hoe zit het nou precies met die betrokkenheid? Wat wordt er genvesteerd en wat krijgt men er voor terug? Hoe zit het kortom met het evenementenbeleid in Nederland?
TRN heeft in het afgelopen jaar in samenwerking met JTW Event Consultants in Haarlem een korte inventarisatie gedaan met als titel Evenementen Beleid en Belang. Deze inventarisatie biedt een korte blik in de keuken van zon 35 gemeenten die allemaal in meer of mindere mate een evenementenbeleid hebben ontwikkeld. We halen een paar punten uit dit onderzoek naar voren. De antwoorden van gemeenten werden verkregen door het invullen van een enqute met open vragen. Tijdens de inventarisatie, de verwerking en de terugkoppeling van gegevens bleek dat er door functionarissen van de verschillende afdelingen binnen een gemeente op de gestelde vragen lang niet altijd dezelfde antwoorden werden gegeven. Zo kon het bijvoorbeeld voorkomen dat mensen van de ene afdeling een heel ander antwoord gaven op de vraag naar een evenementenbudget dan mensen van een andere afdeling. Dat maakte het trekken van conclusies niet gemakkelijk. Toch kan er aan de hand van de verkregen informatie het een en ander gezegd worden.
Evenementenbudgetten
Er wordt door gemeenten op zeer verschillende wijze gebudgetteerd waar het gaat om evenementen. Ook zijn er grote interpretatieverschillen. De gemeenten die aan de inventarisatie hebben meegewerkt geven in het ene geval aan geen budget voor evenementen te hebben terwijl een andere (grote) gemeente een miljoenenbudget heeft voor evenementensubsidies. Vaak is dit politiek bepaald en kunnen zaken als integratiebeleid en stadspromotie grote invloed hebben op de te kiezen budgetten. Er wordt ook verschillend genterpreteerd. In de ene gemeente noemt men het totaal van de toe te kennen subsidies het evenementenbudget terwijl in het andere geval geen subsidies worden gegeven maar men wel de kosten van de gemeentelijke inzet zoals openbare werken, brandweer en politie als evenementenbudget ziet. Er is dus geen eenduidigheid in budgettering voortgekomen uit de inventarisatie. Opmerkelijk is dat er n gemeente is die geen budget vrij maakt voor evenementen maar wel een aanzienlijke evenementenkalender heeft. In deze gemeente vinden vooral evenementen plaats die georganiseerd worden door partijen van buiten.
Er is niet altijd een relatie tussen evenementenbudget en het aantal evenementen. In een gemeente waar weinig of geen evenementenbudget beschikbaar is, kunnen even goed evenementen zijn. Vaak gaat het dan om zichzelf bedruipende evenementen, niet zelden met een belangrijke horeca-achtergrond zoals muziekfestivals en culinaire evenementen.
Bij het opgeven van het aantal evenementen dat in een stad plaatsvindt, is sprake van grote interpretatieverschillen. Waar de ene gemeente evenementen lijkt te definiren als bijzondere georganiseerde bijeenkomsten wordt bij de andere gemeente iedere expositie of markt als evenement aangemerkt. Dit geeft enorme verschillen zowel in het budgettaire beeld als in aantallen. In de evenementenkalenders die per stad worden uitgegeven zijn deze verschillen duidelijk te zien.
Toekenningsprocedures
De toekenning van evenementenbudgetten verschilt van gemeente tot gemeente. Sommige gemeenten hebben een commissie die jaarlijks de evenementensubsidies toekent. Andere gemeenten zeggen helemaal geen budget toe te kennen en een deel van de gemeenten heeft een vaststaande vorm van toekenning aan evenementen als 5-meivieringen of een bloemencorso. Ook hier geen eenduidigheid maar op de eigen ervaring en historie gebaseerd beleid.
Een zeer interessante zaak is het verschil in regelgeving bij de diverse gemeenten. In de ene gemeente mag soms niet wat ergens anders juist moet. Veel gemeenten hebben eigen beleid ontwikkeld ten aanzien van evenementen. In Tilburg bijvoorbeeld kent men een vernuftig puntensysteem dat de overlast reguleert die mogelijk door evenementen wordt veroorzaakt. En in tal van steden zijn er horecaregelingen waarbij men soms al koppelingen heeft tussen het verstrekken van vergunningen en het sponsoren van een evenement. Deze regelgeving is niet altijd even duidelijk en in sommige gevallen zelfs juridisch onjuist, zoals meerdere malen werd aangeven op basis van ervaringen met beroepszaken.
Gevraagd naar het belang van evenementen scoort de omzetgedachte het hoogst. De meeste gemeenten denken door middel van het stimuleren van evenementen toerisme, en met name kooptoerisme, aan te trekken. Ook het scheppen van een goed ondernemersklimaat wordt in deze categorie genoemd, waarbij de omzetgedachte langzaam overgaat in de behoefte aan een goed imago. Als tweede belang komt het op de kaart zetten naar voren. In veel gevallen heeft dit een link met de eerstgenoemde omzetgedachte. Op de laatste plaats komt vaak het vermaak voor de bewoners als reden om evenementen te stimuleren. Mogelijk ligt aan deze score ten grondslag dat het politiek makkelijker haalbaar is budgetten te genereren als er mogelijke inkomsten kunnen worden verkregen. Het evenement als bindmiddel of instrument voor integratie en dergelijke komt slechts een enkele keer aan de orde. Kort gezegd: veel gemeenten willen wel investeren in evenementen, maar willen daar een materile waarde tegenover zien staan.
De gemeente als organisator
Er zijn weinig gemeenten die echt zelf organiseren. Wel komt voor dat gemeenten een evenement uit de historie en met een sterke traditie bijzondere steun geven. Een voorbeeld hiervan is de 5-meiviering in Wageningen. In grote lijnen kun je zeggen dat gemeenten zelden als organisator optreden maar in voorkomende gevallen wel actief meewerken met een organisatie van
traditionele evenementen.
In tal van gemeenten leiden de ontwikkelingen op het gebied van evenementen tot de behoefte aan een vorm van organisatie waarbij alle zaken op dit gebied geregeld worden. Bij het kiezen voor een organisatievorm is het belang dat men hecht aan het evenement vaak bepalend. Zo wordt in een gemeente waar kooptoerisme een doel is van evenementen, het integreren van een evenementenbureau en een VVV makkelijker dan wanneer culturele of multiculturele doelen een rol spelen.
Er ontstaan op dit moment veel aan gemeenten gelieerde bureaus of stichtingen die de taken rond evenementen vervullen. Omdat de te kiezen werkwijze vaak te maken heeft met de gekozen doelen maar ook met de aard van de bestaande organisatie, is het vergelijken bijna onmogelijk. Daarnaast verschillen steden op zowel cultureel als zakelijk gebied van aard, maar ook van bevolkingssamenstelling. Uit de antwoorden van de gemeenten blijkt dat er op dit moment bijna zonder uitzondering gewerkt wordt aan de vervolmaking van een evenementenaanpak.
