Wat is een portaalsite?
Gartner (2003) definieert een portaalsite als volgt: access to and interaction with relevant information, applications and business processes, by select targeted audiences, in a highly personalized manner.
Een type website voor organisaties om relevante informatie en applicaties op een gepersonaliseerde manier aan te bieden aan eindgebruikers. Een portaalsite wordt gekenmerkt door vier kernwoorden: relevant, uniform, interactief en open.
De aangeboden content moet relevant en in een directe verhouding staan tot het onderwerp van de portaalsite. Deze content moet in al zijn vormen op een uniforme en direct herkenbare manier weergegeven worden. De bezoeker moet zelf op een interactieve manier content kunnen aanmaken of reageren op de bestaande content door gebruik te kunnen maken van alle applicaties van de portaalsite.
Evolutie van de portaalsites
Halverwege de jaren negentig is er de opkomst van de eerste portaalsites als eenvoudige websites die bestaan uit een CMS, een zoekmodule en een eenvoudige vorm van personalisatie. Inhoudelijk zijn het eenvoudige websites die een verzameling zijn van meestal statische paginas en weblinks. In de eerste plaats zijn deze sites nog passieve informatieverstrekkers rond een bepaald thema.
Vanaf 2000 worden de portaalsites qua technologie en inhoud veel complexer en evolueren tot interactieve communicatieplatformen. In 2002 zet de professionalisering van de portaalsites in en groeien ze uit tot complexe technische meetingplaces met integratie van het productieproces. De introductie van web wervices vormt een belangrijke innovatie.
We zien een duidelijke evolutie van content over contact naar context. De portaalsite is het eindpunt van een complex businessproces. Er zijn ook meer partijen afhankelijk van de portaalsite. Naast de bezoeker en de aanbieder zijn er ook partnersites die zich enten op de portaalsites. Interne medewerkers en leveranciers worden meer afhankelijk van de diensten (stockbeheer en facturatie) van de portaalsite. De uitwisseling van content en applicaties maakt besparingen mogelijk.
Moderne portaalsites zijn een afspiegeling van een organisatie of sector. Zoals de wereld steeds complexer wordt, zullen de portaalsites ook complexer worden, tot het technisch en conceptueel niet langer mogelijk zal zijn om deze complexiteit te vatten in n applicatie en we de opsplitsing zullen zien van de verschillende toepassingen. Deze opsplitsing zal zich ook opdringen door de stijgende nood aan beveiliging. Door verschillende, kritische, businessprocesses te integreren worden ze ook kwetsbaarder.
De surfer en zijn portaalsite
Surfer en beheerder hebben een gelijkaardige doelstelling: content efficint ordenen en ontsluiten. Dit is de bottomline wil men overleven op het internet.
Wat is de perceptie van een portaalsite volgens de modale bezoeker? Een verzamelplaats van alle informatie rond een specifiek thema op n plaats. Het concept van one-stop-shopping. De surfer ziet enkel de grafische interface van de portaal en heeft of wenst geen weet te hebben van de achterliggende processen.
Voor de beheerder van een portaalsite is dit maar n van de verschillende doelstellingen van de portaalsite. Door de technische complexiteit van de portaalsite dreigt de beheerder deze verwachting uit het oog te verliezen. Voor hem is de portaalsite het topje van de ijsberg en het resultaat van een complexe workflow. Voor de bezoeker is de portaalsite de ijsberg; hij wenst niet vast te lopen op complexe workflow en business rules. Hier komt een belangrijke tegenstrijdigheid naar voren, namelijk: hoe hapklaar kun je een portaalsite maken?
Moderne surfers verwachten van een portaalsite meer dan een encyclopedische benadering van content door middel van enkel een agenda en een directory. Zij zien de content graag in een ruimere context, met de mogelijkheid om kritisch te interveniren op deze context.
Als eigenaar van een portaal is het dan ook de kunst om naast het aanbieden van deze interactiviteit de surfer ook aan te zetten tot participatie. Deze stap is niet eenvoudig en vraagt een andere instelling van de beheerder. Naast
techneut moet hij communicator en animator worden.
Het passief en encyclopedisch verstrekken van content zal de surfer er niet toe aan zetten om tot interactie te komen. De taak van de beheerder bestaat er onder andere in de surfer vertrouwen te doen krijgen in de portaalsite. Dit is de eerste stap binnen de evolutie van de portaalsite. In een volgende stap zal er dan interactie komen tussen de surfers en zal de portaalsite een eigen koers volgen, die enkel door de beheerder kan bijgestuurd worden. Het voordeel van het internet is dat de surfer direct reageert op de initiatieven van de beheerder, die als gevolg daarvan telken kan bijsturen en corrigeren.
De portaalredactie als sluitstuk tussen bezoeker en beheerder
De oplossing voor deze verschillende doelstellingen en verwachtingen van de beheerder en de surfer is de installatie van een degelijke redactieraad. Deze redactieraad heeft weinig of geen bemoeienis met het technische aspect van het portaal. Hij is de creatieve en menselijke interface tussen de machine en de surfer.
De rol van de redactieraad is meervoudig, maar de belangrijkste functie zijn het onderhouden en animeren van de inhoud van de portaal en het onderhouden van de relatie met de surfer.
Concreet bestaat de redactieraad uit twee onderdelen: de vaste redacteurs en de raad van specialisten.
De vaste redacteurs staan in voor het dagelijkse contacten met de surfers en het dynamiseren van de interactieve componenten op de site. De redactieraad stelt, op basis van het redactieplan, de dossiers en de achtergrondartikels op. Zij zorgen voor de gevraagde context van de portaal.
Het resultaat is dat de surfer uiteindelijk zijn portaalsite krijgt en de beheerder een site die een referentie is binnen een bepaald domein of sector.
