Enige tijd geleden was ik op een bijeenkomst bij Van Ede & Partners in Den Haag voor de workshop ‘Principieel onderhandelen’ volgens de Harvard-methode. Interessant voor mensen in de culturele sector die moeten onderhandelen, zoals theaters met impresariaten, festivalorganisaties met toeleveranciers en musea met exposanten.
De workshop werd op inspirerende wijze gegeven door de heer Wichers die verbonden is als consulent bij Van Ede & Partners. We onderhandelen ons hele leven lang – met kinderen, vrienden, werkgevers, enzovoorts – maar leren eigenlijk nooit hoe. Tijdens de workshop werden ervaringen besproken en de zes stappen van de Harvard-methode uitgelegd. De eerste stap van de Harvard-methode heeft betrekking op de relatie en inhoud. Emoties kunnen verweven raken met objectieve aspecten van het probleem. De bezuinigingen in de culturele sector hebben afgelopen jaren voor veel emoties gezorgd. Voor culturele organisaties is daarbij van belang om zich te richten op een goede relatie met de subsidiegevers. Essentieel in de relatie is de positieve inhoud en de waarde van je eigen cultuurproduct. En daarin niet te veel je eigen emoties gebruiken.
De tweede stap heeft te maken met vertrouwen. Persoonlijk vertrouwen opbouwen gaat altijd langzaam en vertrouwen kan door miscommunicatie of een blunder van de ene partij vliegensvlug verdwijnen. Zorg dat je met je voorstelling, tentoonstelling, festival of ander cultureel product zoveel mogelijk aansluit bij de verwachting van het publiek. Hiermee creëer je vertrouwen. Wees daarom eerlijk en communiceer helder en duidelijk over je product en controleer dat door te vragen aan je publiek. Blijf dit doen om het vertrouwen te bewaken. In zakelijk opzicht bestaat juist de mogelijkheid om terug te vallen op allerlei onafhankelijke instanties of afspraken, zoals ARBO, Consumentenbond, KIWA, Keuringsdienst van Waren, Wetgeving theatertechniek, auteursrecht, ANBI-status, enzovoorts. Meningen of aannames hoeven dan geen rol te spelen in de onderhandeling.
Het derde punt is bedoeld om standpunten los te laten en te vervangen door belangen of zienswijzen. De mogelijkheden dienen in het belang voor beide of meerdere partijen doorgenomen te worden. Een standpunt innemen verhardt de onderhandeling. Praat je over belangen, dan blijft er ruimte voor overleg en begrip. Elke partij moet zich concentreren op belangen en niet op posities. Theaters en impresariaten maken bijvoorbeeld afspraken over publiciteit en hebben allebei belang bij de omzet van de kaartververkoop. Als een van de partijen het gevoel krijgt dat de andere partij zich toch minder inzet om publiciteit te maken, worden de belangen van de andere partij niet nagekomen. Hierdoor kan bij tegenvallende kaartomzet de ene partij een stevig standpunt gaan innemen over de onderhandeling van publiciteit maken van de voorstelling. Dat zou je kunnen voorkomen.
Stap vier bestaat uit tegenstellingen en deze kan men oplossen door een creatieve vraag te stellen, zoals: wat kunnen we samen verzinnen, creëren of oplossen? Neem de tijd om optimale oplossingen te zoeken want als men onder druk staat, kan dat de creativiteit remmen. Daarnaast moeten vragen die mensen stellen bij je organisatie altijd beantwoord worden. Geen reactie geeft altijd minder vertrouwen! Bijvoorbeeld bij een klacht van een theaterbezoeker dien je altijd zorgvuldig actie te ondernemen door goed te luisteren naar de klant en een passende oplossing te bieden zodat de klant zich serieus genomen voelt.
Stap vijf is check objectieve criteria. Dring aan op objectieve criteria. Denk aan normen gebaseerd op bijvoorbeeld procedures, onafhankelijk van de wil van de wederpartij, aan rechtvaardigheid, praktisch, geldig voor beide partijen en dergelijke. Stel gezamenlijk objectieve criteria vast. Bij theaters, musea en festivals werken veel creatieve mensen die vaak een allergie hebben voor procedures. Zij willen graag hun eigen wil volgen en hun eigen zin doen. Juist om een betere samenwerking in culturele sector tot stand te komen, zou er naar mijn idee meer objectieve criteria voor samenwerking opgesteld kunnen worden.
Stap zes noemt men het BAZO en dit staat voor Beste Alternatief Zonder Overeenkomst. Kortom: op welke optie kan ik altijd nog terugvallen? Het BAZO is de norm waarmee elk voorstel beoordeeld moet worden. Het kan de onderhandelaar beschermen tegen accepteren van voorwaarden die ongunstig zijn en het verwerpen van voorwaarden waarvan het belangrijk is ze te accepteren. Maak gebruik van kennis, tijd, geld, mensen, relaties en slimheid om voor jezelf de beste oplossing uit te denken die onafhankelijk is van de instemming van de andere partij. Hou bijvoorbeeld bij de onderhandeling met artiesten of impresariaten rekening met een uiterste verkoopprijs van een kaartje van een voorstelling of festival in gedachten, zodat je boven deze prijs vrijuit kan onderhandelen. Pas deze stappenmethode toe bij je klanten, relaties en je medewerkers, bewaak het proces en stuur bij op het punt waar het stagneert. En bovenal: veel succes met het onderhandelen!
