Het voordeel daarvan is dat plannenmaker en adviseur weten waar ze het over moeten hebben. Nadeel kan zijn dat het unieke of originele idee dat aan het plan ten grondslag ligt niet goed uit de verf komt en daardoor geen groot enthousiasme teweeg brengt bij de lezer. Dit laatste doet zich vooral voor wanneer beiden elkaar niet kennen. Bij een eerste vrijblijvende adviesaanvraag is dat geen groot probleem: het adviesgesprek zal dan vooral ook als kennismakingsgesprek dienen. Zodra er echter meer op het spel staat wordt de schriftelijke presentatie van plannen al veel kritischer. Vandaar dat ik er in het algemeen voor pleit pas ná kennismaking met potentiële partners, coproducenten, financiers of sponsors met een geschreven plan voor de dag te komen. Zo’n plan moet er namelijk vooral toe dienen de mogelijke deelnemer in het plan van een aantal problemen te verlossen. Het gaat dus niet zozeer om het ‘verkopen’ van de voorstelling, de tournee of het project op basis van de vermeende unieke en eventueel artistieke kwaliteit, maar om de mate waarin deelname aan het project precies past in de filosofie of strategie van de benaderde persoon of partij.
Dat laatste is nog niet zo eenvoudig. Wat er nu zo goed past in de filosofie van de beoogde partner moet als het ware door de plannenmakers worden bedacht op basis van eigen research. Als het goed werkt, zal de reactie zijn: dit is precies waar we al zolang naar op zoek waren, het past precies in ons profiel, beleid, marktstrategie et cetera en wel hierom. Volgt een redenering die veelal op basis van het ingediende plan is geformuleerd. Tot zover is bovenstaande een beknopte weergave van de wereldwijd beschikbare literatuur over dit onderwerp. De best practices die eveneens op grote schaal voorhanden zijn, versterken het idee dat het toepassen van de hier geschetste werkwijze vrijwel zeker tot succes zal leiden.
Ik waag daar het een en ander op af te dingen. Zeker, over het algemeen zal voor meer bekende en omvangrijker projecten, festivals, orkesten en showcases de besproken werkwijze wel tot succes leiden. Hoe is het echter gesteld met de vele honderden, zo niet duizenden, kleinere initiatieven, die alleen al in Nederland op zoek zijn naar een publiek? Is daarvoor een andere aanpak gewenst? Ik zou niet willen beweren dat de klassieke route, zoals te vinden in de vakliteratuur, ongeschikt is zeker niet maar denk, op basis van mijn eigen ervaring, dat de kans op succes niet bijster groot is. De succesfactor kan echter met minimale middelen, maar met inzet van alle bij het project betrokken personen, aanzienlijk vergroot worden. Dat vergt echter wel een jarenlange en consequent volgehouden tijdsinvestering. Ik doel daarmee op de eerder genoemde noodzaak om géén plannen in te dienen bij personen of instellingen die men niet kent.
Een instelling die pas over partnerships, strategische allianties of platte sponsoring gaat nadenken als er acute geldnood is, kan redelijkerwijze géén tijd meer besteden aan het voorafgaande traject en moet zich noodgedwongen beperken tot het rondsturen van goed geschreven plannen in de hoop dat er iemand hapt. Jammer, jammer. Mijn uitgangspunt is dat idealiter er pas een plan de deur uitkan als alle voortekenen erop wijzen dat het plan in ieder geval leidt tot een nader contact over de realiseerbaarheid er van. Een dergelijke ideale situatie wordt alleen bereikt indien de plannenmakers, óók in de tijd dat ze geen plannen maken, investeren in persoonlijke contacten, en dit systematisch en voortdurend.
Een reguliere kunst- en cultuurinstelling moet zich transformeren in een netwerkorganisatie die in voortdurend gesprek met de omgeving, vooral in persoonlijke contacten, goodwill kweekt voor het algemene beleid, de doelstellingen en de activiteiten. Zo creëert een instelling of project profiel. Zonder profiel wil niemand zich aan de instelling verbinden. Het gaat er immers om dat het eigen profiel van de partner baat heeft bij een dergelijke verbintenis. Ook zonder directe noodzaak zal men al die persoonlijke contacten met enige regelmaat op de hoogte moeten houden van de voornemens en activiteiten, betrekken bij brainstorms, uitnodigen voor lezingen of bijeenkomsten, kortom al datgene dat de betrokken relatie voldoende gespreksstof geeft om daarmee voor de dag te komen op verjaardagsfeestjes, in de kroeg op het schoolplein of in de boardroom. Hierdoor ontstaat na verloop van tijd een ring of confidence rond de theatergroep, de galerie, het schrijfcollectief of het festival. Pas dan, en liefst in een toevallig informeel gesprek, ontstaat de afspraak vooral eens een plannetje in te sturen zodat we er verder over kunnen praten. Relatiehandling wordt dat met een managementterm genoemd. Fondsenwerving is één van de resultaten daarvan.
