Door een toevallige ontmoeting kwamen The fundraising Company en Melle Daamen met elkaar in contact en al snel kwam het gesprek over de teruglopende subsidie-inkomsten en hoe dat gecompenseerd zou kunnen worden.
The undraising Company is een fondsenwervend bedrijf dat al ruim 10 jaar gebruik maakt van de telefoon om donateurs en leden van diverse fondsenwervende instellingen, zoals goede doelen en culturele instellingen, te benaderen voor structurele financile steun. Het bedrijf heeft zich gespecialiseerd in relationship fundraising: het betrekken van de donateurs in een interactieve dialoog via de telefoon, waarbij zorgvuldig de noodzaak van steun wordt benadrukt en een voor de donateur prettig geefniveau wordt bereikt. De fondsenwervers die bellen, waken voor benaderingen die donateurs zouden kunnen vervreemden. Relationship fundraising betekent dan ook het versterken van de band tussen donateur en organisatie zodat de donateur zich persoonlijk associeert met bijvoorbeeld de Stadsschouwburg.
Natuurlijk had ik aanvankelijk ook twijfels over de methode van telefonische fondsenwerving, aldus Melle Daamen. Niet zozeer over de donatiebereidheid, want ik geloof absoluut in de bereidheid van particulieren om belangrijke culturele instituten te ondersteunen. Maar ik had wel twijfels wel over de vraag of onze klanten (kritisch, hoogopgeleid, zelfstandig) de belmethode zouden accepteren. Een beetje uit voorzorg had ik daarom tevoren een brief geschreven waarin ik aankondigde dat onze bezoekers gebeld zouden kunnen worden en waarom.
Doelstelling en verloop van de campagne
Het doel van de campagne was om onder actieve schouwburgbezoekers van de Stadsschouwburg Amsterdam structurele fondsenwerving te genereren met behulp van doorlopende machtigingen. De campagne dient een maximale terugverdientijd van 12 maanden te hebben. Binnen de selectie die de Stadsschouwburg uit zijn databestand heeft gehaald is een segmentatie gemaakt op basis van het aantal bezoeken van de potentile donateur aan de schouwburg.
Allereerst heeft The fundraising Company een belscript gemaakt, dat is goedgekeurd door de Stadsschouwburg. Om het script samen te kunnen stellen is gebruik gemaakt van informatiemateriaal. Dat materiaal is later ook gebruikt voor verdere training van de fondsenwervers. Een vertegenwoordiger van de Stadschouwburg gaf voor aanvang van de campagne een briefing aan de fondsenwervers van The fundraising Company over de doelstellingen en activiteiten van de Schouwburg. In het script werd de donateur bedankt voor zijn/haar bezoeken in het verleden en werd zorgvuldig de noodzaak van steun voor met name verbetering en internationalisering van de programmering benadrukt met als doel een machtiging voor structurele steun te verkrijgen. Wanneer de potentile donateur geen doorlopende machtiging wenste, werd er gevraagd om nmalig een toezegging te doen in het kader van de belactie. Elke donateur die een toezegging deed, kreeg een dag na het gesprek een bevestiging van de gemaakte afspraken per post.
Het monitoren van de campagne was erg belangrijk, omdat alle signalen die de gebelde personen afgaven goed geanalyseerd moesten worden. Dit werd dan ook dagelijks gedaan. Eens per week rapporteerde The fundraising Company de gecumuleerde campagneresultaten over de periode tot en met de dag voorafgaand aan de rapportage.
Resultaten campagne
De Stadsschouwburg leverde 2.950 adressen aan. Van dit aantal konden enkelen niet worden gebeld en/of bereikt worden. Van de uiteindelijk bereikten wist The fundraising Company 40% over te halen een machtiging af te geven. Dit resulteerde in een terugverdientijd van slechts enkele maanden.
Het aantal klachten was minimaal. Daamen: Het van tevoren versturen van een brief heeft goed gewerkt. Er zijn in totaal zes klachten binnengekomen, waarvan er maar n ging over (de methode van) het bellen. De andere klachten gingen over verkeerde tenaamstelling (heer i.p.v. mevrouw). Over het algemeen waren de reacties van klanten die ik persoonlijk gesproken heb zelfs uitgesproken positief over de wijze waarop de fondsenwervers van The fundraising Company hen te woord stonden. Het is natuurlijk wel zaak te zorgen voor een goede instructie, maar de medewerkers (merendeels studenten) zijn correct en over het algemeen passend bij onze doelgroep.
Gezien het succes van de pilot ging de Stadsschouwburg later in 2006 verder met een belcampagne op grotere schaal en ook die campagne werd succesvol afgesloten door The fundraising Company.
