Wat is, in het kort, de doelstelling en opzet van het project rond elektronische nieuwsbrieven?
Doelstelling van de e-nieuwsbrief van Museumgroep Leiden is het bereiken van een algemene doelgroep bezoekers en die maandelijks informeren over de activiteiten in de Leidse musea. Het periodieke karakter biedt de musea een pr-middel waarin naast de informatie over tentoonstellingen ook rondleidingen, lezingen en kleinere activiteiten onder de aandacht kunnen worden gebracht. Museumgroep Leiden wenst daarnaast een relatie op te bouwen met haar lezers. Wij maken om die reden gebruik van een e-nieuwsbrief op naam (gepersonaliseerd).
De korte informatieve berichten dienen soms ondersteund door incentives in de e-brief de lezer te prikkelen een bezoek te brengen aan een Leids museum.
In de aanloopfase diende de e-nieuwsbrief aan te tonen dat:
Er een groep van genteresseerden was voor een gratis abonnement op de e-nieuwsbrief.
De e-nieuwsbrief meer bezoek zou genereren aan de musea.
Een hecht publiek van n museum kennis laten maken met de andere musea (cross-over marketing).
Kennis opdoen naar de informatievraag vanuit de lezer. Welke berichten wil wie ontvangen?
Hiervoor werd in de pilotfase elke lezer vier keuzes (categorien) geboden aan diverse berichtgeving: Natuur en wetenschap/ Kunst en cultuur/ Lezingen en rondleidingen (volwassen activiteiten)/ Kinderactiviteiten
Het productieproces efficint kon worden opgezet.
Betreft het hier een elektronische nieuwsbrief voor meerdere instellingen/musea of gaan jullie per instelling een eigen nieuwsbrief versturen?
Het betrof een e-nieuwsbrief voor zes Leidse musea: Museum Boerhaave, Hortus botanicus Leiden, Naturalis, Stedelijk Museum De Lakenhal, Rijksmuseum van Oudheden en Rijksmuseum voor Volkenkunde.
De e-nieuwsbrief wordt vanaf februari 2005 uitgebreid met berichten over activiteiten in het SieboldHuis, Japans Cultureel Centrum, dat zijn deuren opent voor het publiek vanaf 24 maart 2005.
Het idee achter een gezamenlijke e-nieuwsbrief is juist de kracht van het brede aanbod, de diversiteit van de collecties in n aan een breed publiek met gevarieerde museale interesses. Tijdens de pilotfase bleek dat de lezer behoefte had om breed genformeerd te worden om vervolgens zelf een keuze te kunnen maken. Ons idee van crossmarketing acties sluit hierop aan.
Wie is er verantwoordelijk voor de inhoud van de nieuwsbrief en is er cordinatie van de inhoud?
Elk museum levert berichten aan bij het bureau van Museumgroep Leiden. Deze cordineert de verschijning van elke e-nieuwsbrief in overleg met een redactiecommissie. De commissie bestaat uit drie medewerkers uit de musea, ondersteund vanuit de
Museumgroep. De redactie bespreekt maandelijks de ruwe teksten inhoudelijk en tekstueel voordat deze door een externe tekstschrijver worden geredigeerd.
Museumgroep Leiden verzorgt de administratie en werving van abonnees, de fotoredactie en vormgeving en de verzending van de e-nieuwsbrief.
Valt er iets te zeggen over de techniek? Wordt er bijvoorbeeld een website gebouwd waarop alle instellingen doorgelinkt worden?
Maandelijks gelijk met de verzending van de e-nieuwsbrief worden alle berichten geplaatst op www.museumgroep.nl, de portal voor de musea in Leiden. Op berichtniveau kan de bezoeker direct doorlinken naar het museum waar de activiteit of tentoonstelling plaatsvindt. Ook wordt een reactie naar aanleiding van een bericht direct gericht aan medewerkers in de musea.
Op alle museumsites zijn daarnaast links geplaatst naar www.museumgroep.nl. Ook kan een bezoeker aan de site van bijvoorbeeld Naturalis zich daar aanmelden voor de e-nieuwsbrief van Museumgroep Leiden.
Dit is niet alleen mogelijk via de site van de Museumgroep maar via alle sites van de musea.
Een evaluatie wordt in 2005 gehouden.
De monitoring van de site geeft aan dat via www.naturalis.nl relatief veel bezoekers naar de site van de Museumgroep komen.
Is de techniek om e-mails te versturen een aparte dienst via internet, of wordt het in de website ingebouwd?
Voor de techniek om e-mails te versturen wordt gebruik gemaakt van www.mailinglijst.nl. Voor de pilotfase is samen met een ICT-organisatie de techniek opgezet voor het versturen van gepersonificeerde e-mails, gekoppeld aan een persoonlijke keuze van informatie. Deze vorm bleek echter kostbaar en daarnaast gaf meer dan 80% van de lezersgroep in een enqute de voorkeur aan het ontvangen van alle berichten. De keuze voor www.mailinglijst.nl is primair gebaseerd op de prijs/kwaliteit verhouding en de online organisatorische functionaliteit.
Hoe verzamelen jullie de e-mailadressen om de nieuwsbrieven naar toe te sturen? Maken jullie daarbij gebruik van de bestanden van de (deelnemende) musea?
Natuurlijk kan iedereen zich aanmelden via www.museumgroep.nl. Daarnaast kan men zich tevens aanmelden via de websites van alle musea. Met de VVV Holland Rijnland en www.museum.nl lopen gespreken om ook via deze sites aanmelding mogelijk te maken. Daarnaast liggen in alle musea inschrijfformulieren die bezoekers kunnen invullen en achterlaten bij de kassas en wordt er op beurzen (50-Plus Beurs, Vakantiesalon Antwerpen) en markten (Uitmarkt Amsterdam, Er-Op-Uit markt Haarlem) actief abonnees geworven.Om de website en de mogelijkheid van een gratis e-nieuwsbrief onder de aandacht te brengen wordt op al het nieuwe pr-materiaal van Museumgroep Leiden het bestaan van de e-nieuwsbrief meegenomen. Ook wordt bijvoorbeeld door het Rijksmuseum voor Volkenkunde promotie gemaakt voor de gratis e-nieuwsbrief via elke kassabon.Naturalis is mede naar aanleiding van de e-nieuwsbrief gestopt met de eigen krant. Alle abonnees is de mogelijkheid geboden zich te abonneren op de e-nieuwsbrief.
Op dit moment wordt de e-nieuwsbrief verstuurd aan bijna 3100 abonnees. In de eerste maanden werden de meeste abonnees (65%) geworven via de musea en beurzen (actief). Het bestand groeide in die tijd met gemiddeld 300 abonnees per maand. De aanwas groeit nu meer passief met circa 150 aanmeldingen per maand. Inmiddels is ook de e-nieuwsbrief zelf een wervend middel. Na versturing zie je een verhoging van het aantal abonnees op dezelfde dag (mond-op-mond reclame).
Hebben jullie ervaring met elektronische nieuwsbrieven bij andere culturele sectoren, zoals de podiumkunsten die al verder zijn in hun ontwikkeling?
De Museumgroep Leiden heeft veel kennis opgedaan en uitgewisseld met Rotterdam festivals, de gezamenlijke musea in Amsterdam en de museumkaart medewerkers van de Nederlandse Museumverenging.
Zien jullie dit als alleen een aangelegenheid van de culturele sector, of is dit een samenwerkingsverband in het kader van toerisme?
De-nieuwsbrief informeert in eerste instantie over de activiteiten van Museumgroep Leiden. De bezoekers aan de Leidse musea zijn daarnaast tevens bezoekers aan Leiden. Elke museumbezoeker legt volgens een CVO-onderzoek gemiddeld 2,1 bezoeken af in Leiden. Dit betekent dat vooraf of na het museumbezoek de stad Leiden wordt bezocht.
Elk museumbezoek zien wij in dit kader als een cultuurtoeristisch bezoek aan de stad Leiden. De e-nieuwsbrief is onderdeel van de collectieve promotie van Museumgroep Leiden die mede mogelijk wordt gemaakt door een jaarlijkse bijdrage van de gemeente.
Zijn er nog andere manieren waarop de gemeente Leiden de samenwerking tussen de instellingen stimuleert? Is er contact tussen de afdelingen Cultuur en Economische zaken (geweest) en hoe past dit project in het kader van city en regiomarketing?
De gemeente Leiden is een warm pleitbezorger van de samenwerking en waar mogelijk wordt overleg en afstemming gerealiseerd.
Zo is de Museumgroep nauw betrokken bij de opzet, inhoud en vormgeving van de nieuwe site www.leiden.nl.
De e-nieuwsbrief is onderdeel van de collectieve promotie van de Museumgroep Leiden die voor 33% mede wordt gefinancierd vanuit GSB-gelden van de Dienst Economische Zaken van de gemeente Leiden. Deze samenwerking heeft er mede toe geleid dat in de komende jaren Toerisme een directere samenwerking aangaat met de dienst Cultuur en Educatie binnen de gemeentelijke organisaties.
Wat zijn de belangrijkste redenen voor de instellingen om aan dit project mee te doen?
De belangrijkste redenen voor de musea om te participeren in de collectieve promotie zijn:
mogelijkheden realiseren die alleen niet of moeilijk haalbaar zijn;
synergievoordelen behalen;
cross-over marketing.
Er is in de sector sprake van aarzeling om van print over te gaan op elektronische media. Is of was daar iets van te merken in Leiden?
Reserves waren er zeker tijdens de eerste maanden in de pilot fase. Vooral de keuze voor het medium internet en e-mail in relatie tot de met name oudere doelgroep (50+). De spam problematiek maakte de keuze tegelijkertijd niet gemakkelijker. Ook wat betreft de keuze voor alleen dt medium zonder een papieren variant bestond veel twijfel. In een lezersenqute na zes maanden is deze kwestie voorgelegd aan de lezers. 55% gaf aan geen interesse te hebben om informatie te ontvangen per post. 41% geeft aan dit wel te willen, mits de informatie gratis wordt aangeboden. 4% heeft een kleine bijdrage over om informatie per post te ontvangen. De e-nieuwsbrief is zo vormgegeven dat deze kan worden geprint, maar slechts een klein percentage gaf aan de nieuwsbrief in een geprinte vorm te lezen. Met betrekking tot het abonneebestand is 45% van de abonnees boven de 50 jaar. Bijzonder detail is dat twaalf abonnees geboren zijn in de jaren twintig van de vorige eeuw.
