Dat digitale collecties duurzaam toegankelijk moeten zijn is duidelijk. We krijgen steeds meer grip op hoe we die taak moeten volbrengen. Maar wat een digitale collectie een organisatie precies kost, is nog niet echt helder. Er is een gebrek aan inzicht in de kosten, de baten en de business case. Dit terwijl het volume van digitale informatie snel toeneemt en daarmee (waarschijnlijk) ook de kosten. Maar hoe berekenen we die kosten? En wat betekenen de financiële aspecten van digitale collecties voor onderheid en toegankelijkheid?
De urgentie om de kosten in kaart te brengen en te beheersen is hoog. Digitale collecties vereisen een structurele financiering, in plaats van een tijdelijke financiering op projectbasis. Beter inzicht in de financiële kant van digitale collecties komt de duurzame toegang tot informatie ten goede en helpt een organisatie ook bij het maken van strategische keuzes. Het delen van gemeenschappelijke voorzieningen – het streven binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed – wordt eveneens eenvoudiger als we weten welke kosten die voorzieningen met zich meebrengen.
Kosten duurzame toegang
Om de kosten van digitale collecties zichtbaar te maken en te beheersen, zowel op instellingsniveau als op (boven)sectoraal niveau, is binnen het werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) het project Kosten van Duurzame Toegang opgezet. Dit project is uitgevoerd door BMC in samenwerking met de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD).
Herman Uffen:
Beter inzicht in de financiële kant van digitale collecties komt de duurzame toegang tot informatie ten goede en helpt een organisatie ook bij het maken van strategische keuzes.Door middel van dit project is gekomen tot een kostprijsmodel (‘Dutch Cost Model for Digital Preservation’) dat inzicht geeft in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen. Het model biedt inzicht in de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Door de koppeling van de kosten van digitale duurzaamheid met de cost drivers, kan met het model een statistische forecasting worden uitgevoerd voor het onderbouwen van strategische keuzes. Het model is gebaseerd op eerdere onderzoeken in het kader van het Europese project 4C (onderzoek ook gericht op de kosten van digitale duurzaamheid) en het daaruit vloeiende CCEx-model (kostprijsmodel), en vormt een uitbreiding en verdieping hierop.
Figuur 1: Dutch Cost Model for Digital Preservation: opbouw van het model
BMC heeft als onafhankelijke partner geopereerd in het project om de benodigde gegevens van de negen deelnemende instellingen, namelijk:- Het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, EYE Filmmuseum, Stadsarchief Rotterdam, Historisch Centrum Overijssel, Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG), SURFsara, DANS en Het Nieuwe Instituut – te verzamelen, te analyseren en te verwerken in het kostprijsmodel. Tevens is samen met de deelnemende instellingen nagedacht en gespard over de uitgangspunten en architectuur van het kostprijsmodel. Tijdens deze gesprekken kwamen de werelden van digitaal erfgoed, collectiebeheer, wetenschap en financiën niet alleen samen, maar bleek ook hoe verbonden deze verschillende gebieden waren.
Kosten en baten
Het onderzoeksrapport behorende bij het kostprijsmodel bevat veel interessante bevindingen over onder meer de grootste kostencomponenten (personele kosten) en de meest kostenintensieve fases (selectie, pre-ingest [1], ingest [2]) bij het digitaal toegankelijk maken van materiaal (Infrastructure [3] en ICT [4]). Deze inzichten kunnen organisaties richting geven bij het aangaan van verdere samenwerking en het delen van voorzieningen in het Netwerk Digitaal Erfgoed.
Figuur 2: De vier fasen in de Roadmap voor het Dutch Cost Model for Digital Preservation
De ervaringen van de instellingen, die hebben meegedaan aan het onderzoek laten zien dat het ontwikkelde kostprijsmodel zeker potentie heeft en bruikbaar is om, naast inzicht in de ‘eigen’ kosten en kostenstructuur, de kosten van digitale duurzaamheid te vergelijken met andere instellingen. Ook kunnen organisaties correlaties en regressie beter berekenen en daarmee de effectiviteit van een digitaliseringsproject duiden en statistisch de kosten voorspellen. Kortom, de eerste stappen zijn gezet om meer inzicht te krijgen in de kosten van digitale collecties en de opbouw daarvan. Toch kunnen we nog geen harde conclusies verbinden aan de cijfers die tot nu toe verzameld zijn. De kostengegevens van negen organisaties zijn zeer waardevol, maar onvoldoende om statistische conclusies op te baseren.
Roadmap als kompas
Om de potentie van het kostprijsmodel te kunnen benutten is een routekaart opgesteld om verdere stappen te zetten, zowel qua ‘massa’ (meer deelnemers) als verdere aanscherping van het model (meer eenduidigheid in definitie en begrippen, aansluiting op de financiële administratie van de instellingen, et cetera). Het streven is om het aantal deelnemende instellingen binnen een jaar uit te breiden tot dertig. Daarnaast gaan we de metingen uitvoeren over een langere periode, zodat er inzicht ontstaat in de ontwikkeling van de kosten. Een bijzonder punt van aandacht zijn de kosten voor zogeheten preservation actions (migratie van bestanden als de systemen ontoereikend zijn qua ontsluiting en toegang). Deze worden nog niet gemaakt, simpelweg omdat we dergelijke actions nog niet ondernemen. Onbekend is nog wat de kosten zullen zijn zodra we hiermee starten. Ondanks de noodzaak tot verder onderzoek staat een ding vast: meer financieel inzicht in digitalisering zal in de komende jaren alleen maar groeien in belang.
[1] Selection/Pre-Ingest: Activiteiten gerelateerd aan de waardebepaling, criteria en selectie van data. Kan ook het beschikbaar stellen van datagidsen, training, consulting en communicatie met data leveranciers over zaken als data formats, datamanagementplannen en rechten bevatten.
[2] Ingest bevat het ontvangen, lezen, controleren van de kwaliteit en het categoriseren van ontvangen data, tot het punt van toevoeging in het archief (maar exclusief processing). Ingest kan met de hand of geautomatiseerd gebeuren, met vaak handmatige stappen, zoals kwaliteitschecks.
[3] Infrastructure: De ontwikkeling en het operationeel maken van de data- en informatiesystemen en de mogelijkheden die benodigd zijn om de doelstellingen van de instelling met betrekking tot digitale duurzaamheid te behalen. Inclusief ontwikkeling en operationeel maken van de data-infrastructuur: hardware en software. Inclusief back-up faciliteit(en).
[4] ICT: Sustaining engineering: onderhouden en verbeteren van (op maat gemaakte) applicatiesoftware en alle ontwikkelingen na de implementatieperiode. Engineering support is intern, gericht naar de interne operaties van de instelling. Technical Coordination, inclusief engineering, is naar buiten gericht, het ondersteunen van de instelling als een deel van een systeem van samenwerkende instellingen.
Toegankelijkheid met een prijskaartje
