De ondervraagde personen:
Bert Degenhart Drenth van ADLIB Information Systems BV levert automatiseringssystemen voor collectiebeheer. ADLIB Museum heeft een uitgebreide internet toegangsmodule: ADLIB Internet Server. Deze module kan zowel voor presentatie binnen het museum als buiten het museum gebruikt worden. De module is volledig configureerbaar, zodat het uiterlijk per museum en/of toepassing aangepast kan worden. Voor koppeling met ticketingsystemen kan gebruik gemaakt worden van de ADLIB ODBC driver.
Frans Bridi en Brik de Zwart van C-IT (Collections Information Technology) leveren The Museum System, een automatiseringssysteem voor collectiebeheer. Dit systeem biedt de mogelijkheid om een collectie op een gestructureerde wijze te onsluiten en processen binnen een instelling te volgen en te sturen, waaronder diverse publieksuitingen. Het is een fundamenteel open systeem waardoor koppelingen met andere applicaties mogelijk zijn. Daarnaast heeft C-IT een systeem ontwikkeld, CollectionConnection, om collecties te presenteren op bijvoorbeeld informatiezuilen en het internet.
Ger de Bruyn van Ingressus levert geen systemen maar helpt organisaties om hun informatie inzichtelijk en toegankelijk te maken, zoals bij het implementeren van nieuwe informatiesystemen in musea en bibliotheken. Het bedrijf is betrokken bij de systeemkeuze, de vulling van de database en de begeleiding bij het gebruik achteraf.
F.E. Kappelhof van Kappelhof & Fermont is gespecialiseerd in het digitaliseren van beeldarchieven voor musea en andere culturele instellingen. Het hiervoor ontwikkelde systeem d/arch (digital and analog archiving) bevat ook een analoge component waarbij collecties op diafilm vastgelegd kunnen worden. Dit gebeurt met het oog op de toekomst. Diafilm heeft een hoge resolutie die waarschijnlijk bij een volgende generatie computers beter te digitaliseren valt.
R.C.G. de Rijk van Quarto B.V. levert een bezoekersregistratiesysteem ten behoeve van de Stichting Museum Jaarkaart en voorzieningen voor ticketing. De bezoekersgegevens kunnen op verschillende manieren worden vastgelegd, bijvoorbeeld per postcode of per land, per soort, per groep etc. Hieruit kunnen selecties worden gemaakt ten behoeve van publieksonderzoek en marketingactiviteiten.
Arwin Wijnschenk van SOLVA Electronische Bezoekerstelling levert informatiesystemen voor het bepalen van looproutes, aantallen bezoekers, verblijfstijden, personeelsinzet, ruimte-indeling, openingstijden en toegang. Deze gegevens zijn van belang voor marketing- en kwantitatief publieksonderzoek. Koppeling met ticketingsystemen is mogelijk. Ook kunnen de systemen communiceren en publiceren via intra- en internet.
Bert Degenhart Drenth van Adlib bracht onlangs een bezoek aan het Zaans Museum. Hij constateert dat in vrijwel ieder museum in Nederland geautomatiseerde collectieregistratiesystemen te vinden zijn, maar plaatst daarbij wel een kanttekening. De toepassing gaat veelal niet verder dan registratie. Er zou meer nadruk gelegd moeten worden op het gebruik van de geregistreerde gegevens, bijvoorbeeld voor bruikleentoepassingen of virtuele tentoonstellingen. Voor kleinere musea zijn de meer transactiegeorinteerde taken wellicht van minder belang. Maar: registratie is voor kleinere musea even belangrijk als voor grote Bij de keuze van een automatiseringssysteem moet je op allerlei factoren letten, zoals supportcontracten en de continuteit van de leverancier. Waar wel meer op gelet zou moeten worden, zijn de data import- en export mogelijkheden. Die krijgen vaak een te lage prioriteit.
Voor de toekomst ziet Bert Degenhart Drenth een museum op maat, waarin de museumbezoeker informatie krijgt geleverd die in overeenstemming is met zijn of haar profiel (gent op interesse, ervaringsmogelijkheden, taal en niveau). De geautomatiseerde collectieregistraties kunnen steeds meer als bron gaan dienen voor dergelijke toepassingen. Hand-held en Wireless applicaties staan hierbij om de hoek.
Frans Bridi en Brik de Zwart van C-IT leggen beroepsmatig vrijwel dagelijks cultuurbezoeken af. Net als Bert Degenhart Drenth constateren zij dat veel instellingen in Nederland een automatiseringssysteem hebben gekozen en de (basis)registratie hebben gerealiseerd. Zij wijzen op de vele toepassingen, zoals het presenteren van collecties in digitale vorm op het internet, waarvoor de gegevens in de database kunnen worden gebruikt. Om nieuwe toepassingen te verwezenlijken is een brede kennis nodig van bijvoorbeeld database-managementsystemen en de opslag van digitale media. Kennisuitwisseling en investeringen in een duidelijk informatiebeleid zijn zaken die de komende jaren de aandacht verdienen.
Gevraagd of ook de kleinere musea in voldoende mate gebruik maken van de mogelijkheden van automatisering of dat het belang daarvan voor deze categorie wellicht geringer is, geven Bridi en de Zwart als commentaar: De wensen die de kleinere instellingen hebben ten aanzien van een collectieregistratiesysteem zijn vaak anders dan die van de grotere instellingen. De kleinere musea prefereren vaker een pakket dat makkelijk te installeren is en vrijwel direct gebruikt kan worden. Ook zijn er verschillen in de mogelijkheden die de kleinere instellingen hebben om mensen en middelen in te zetten om een automatiseringsproces op te starten en te begeleiden. De praktijk wijst uit dat de kleinere musea wel kunnen meeprofiteren van ontwikkelingen bij de grotere instellingen, onder andere door het uitwisselen van kennis en ervaring.
Ten aanzien van de aandachtspunten bij de keuze voor een systeem merken zij op: Criteria die toetsen of diverse (toekomstige) toepassingen van de eenmaal geregistreerde gegevens mogelijk zijn, worden minder vaak in de keuze voor een systeem meegenomen.
Ger de Bruyn (Ingressus) vond onlangs tijd om de tentoonstelling
Muziek en Oorlog in het legermuseum in Leiden te bezoeken. Hij is van mening dat musea in Nederland in onvoldoende mate gebruik maken van de mogelijkheden van automatisering: Men begint de mogelijkheden eigenlijk pas net te ontdekken, zeker met betrekking tot het beschikbaar stellen van collecties aan het publiek. Dit geldt ook voor kleinere musea. Zij hebben niet altijd het overzicht wat er allemaal kan. En er kan eigenlijk zoveel meer dan men denkt.
Bij de keuze van een systeem moet er vooral worden gelet op het nabije en toekomstige doel dat men met behulp van automatisering wil bereiken ten behoeve van beheer en beschikbaarstelling van de collectie. En gebeurt dat dan ook? Nog niet genoeg. Doordat de mogelijkheden niet bekend zijn en de musea hun eigen wensen nog niet voldoende doordacht hebben worden te vaak verkeerde beslissingen genomen. De consequenties van dergelijke beslissingen hebben echter een impact van vele jaren!
Op dit moment signaleert Ger de Bruyn een sterke ontwikkeling van intern naar extern gerichte organisaties, bijvoorbeeld de integratie op het gebied van het beschikbaar stellen van cultureel erfgoed. Ook het inspelen op actuele maatschappelijke ontwikkelingen is opvallend. Kijk maar naar de Koninklijke Bibliotheek die informatiedossiers over bijvoorbeeld terrorisme aanbiedt na 11 september.
F.E. Kappelhof bezocht onlangs het Maritiem Museum Rotterdam. Zijn favoriete vrijetijdsbesteding is reizen. De door Kappelhof & Fermont gedigitaliseerde archieven sluiten over het algemeen goed aan bij allerlei bestaande systemen: Hiermee kunnen de meeste systemen overweg. Gevraagd naar belangrijke ontwikkelingen in museumland signaleren zij dat de toegankelijkheid van collecties steeds meer onderdeel wordt van het bestaansrecht van grote, maar vooral van kleinere musea.
R.C.G. de Rijk (Quarto) bezoekt graag musea en het theater. In zijn vrijetijd fietst en zeilt hij. Voor wat betreft het deelterrein waarop Quarto zich beweegt, ticketing en bezoekersregistratie, maken musea in ons land in voldoende mate gebruik van de mogelijkheden van automatisering. Daarbij tekent De Rijk wel aan dat het belang van automatisering voor kleinere musea net als de behoefte daaraan kleiner is dan bij de grotere musea. Als ht criterium bij de keuze voor een bepaald systeem noemt hij de toepasbaarheid binnen de eigen organisatie.
Voor de nabije toekomst ziet hij een grotere behoefte aan onbemande info-/toegangscontrolepunten en ticketing. Systemen hiervoor zijn gedeeltelijk al operationeel of, in eigen beheer, in ontwikkeling
Arwin Wijnschenk van SOLVA bezocht onlangs een voorstelling van Herman van Veen in Carr. Zijn meest recente vrijetijdsactiviteit was een boswandeling met familie. Naar zijn opvatting maken musea weliswaar steeds meer gebruik van automatisering, maar overweldigend is het nog niet. Zou dit misschien te maken kunnen hebben met de hoogte van de budgetten?
Een museum moet bij de keuze van een systeem vooral letten op de standaard in de categorie waarbinnen men een automatiseringssysteem kiest, de wensen van het museum ten aanzien van marketing en reclame-uitingen, op open koppel- en exportmogelijkheden, en de formats die veel gebruikt worden.
