Doelgroepenbeleid, positionering, productportfolios, merken en brand guides zijn voor de moderne museummedewerker steeds gewonere begrippen. Maar ondanks het feit dat wij ons samen met onze marketeers steeds bewuster op de cultuur- en leisure-markt begeven, ligt de kerncompetentie van een museum nog altijd bij het bijeenbrengen, beheren en presenteren van een verzameling. Het bezit van een eigen collectie onderscheidt het museum van de kunsthal of het informatiecentrum. Zon collectie bestaat uit een verzameling authentieke objecten. Daarnaast vormt de informatie over deze objecten een essentieel onderdeel van de verzameling en speelt de context van een voorwerp een grote en zelfs doorslaggevende rol. We collectioneren niet zomaar een kast of wandelstok, maar de kast van Michiel de Ruyter en het stokske van Johan van Oldenbarnevelt. Het vastleggen van deze context behoort dan ook tot de kerntaken van een museum.
Modieuze nieuwlichterij
Nu zal het niemand verbazen dat museumautomatisering van oudsher een sterke focus heeft op catalogusbouw. We leggen al die interessante objecten met hun context graag vast in een database en creren zo zoveel mogelijk zinnige en zinvolle manieren om alles weer te terug te kunnen vinden en te presenteren. Toch zijn musea wanneer het op automatisering aankomt vreemd genoeg helemaal geen koplopers. Zo kunnen we het aantal museumcatalogi op internet nog steeds op n hand tellen. De oorzaken voor deze afwachtende en weinige vernieuwende houding zijn divers en complex. Het heeft te maken met heel gewone problemen als krappe budgetten en starre organisatiestructuren. Ook de traagheid waarmee nieuwe technieken en nieuwe inzichten soms doordringen tot de echelons waar de strategische beslissingen worden genomen, speelt een rol. Meer typerend voor de musea is de sterke nadruk op de tentoonstelling als belangrijkste medium voor het presenteren van de collectie. Een digitale presentatie lijkt dan al snel modieuze nieuwlichterij die alleen maar afleidt van de tot de verbeelding sprekende authentieke voorwerpen.
Een eigen systeem
Een wonderlijk verschijnsel is dat hoewel automatisering zich weinig aantrekt van traditionele afdelingsgrenzen, het in de praktijk wel vanuit die afdelingen tot stand komt. Iedere afdeling hanteert daarbij natuurlijk een eigen systeem voor de eigen afdelingsbehoefte. In de musea leidde dit tot de situatie waarbij collectiebeheer met collectiesystemen kwam, de bibliotheek met een bibliotheeksysteem, de boekhouding met een boekhoudprogramma, marketing met een adressysteem voor relatiebeheer en bij de ingang een apart ticketingsysteem. Het enige gezamenlijke was lange tijd de tekstverwerker. Er was niemand die over de schutting van de eigen afdeling keek en ook daarboven stond niemand die integratie afdwong. Dat is gelukkig langzaam aan het veranderen, maar ook tegenwoordig is binnen de musea een overkoepelende, integrerende visie op automatisering en informatiemanagement nog steeds geen gemeengoed.
Toch was systeemintegratie lange tijd technisch helemaal niet zo vanzelfsprekend als het vandaag lijkt. Er waren maar weinig mensen die wisten hoe dat integreren moest, laat staan dat men er brood in zag. De musea vroegen er niet om en vanuit de aanbodzijde gezien was (en is) de markt maar klein: hooguit een paar honderd potentile klanten. Ik kan wel begrijpen dat aanbieders van software niet echt stonden (en nog steeds niet staan) te springen om te investeren in de ontwikkeling van gentegreerde systemen. Gesteld dus dat een museum iets had willen kopen, dan was het gewoonweg niet op de markt geweest.
Weinig risicodragend stoeigeld
Niet dat ik verwacht dat veel musea hun geld hieraan hadden uitgegeven. Gentegreerde systemen zijn complex en daardoor kwetsbaar en kostbaar in ontwikkeling, aanschaf en onderhoud. Musea hebben weliswaar rijke collecties, maar zijn desondanks geen rijke instellingen. Zij beschikken niet of nauwelijks over financile reserves en al zeker niet over een potje risicodragend stoeigeld. Het aantrekken van geld in de vorm van leningen is ook al niet zo simpel, want het enige dat als onderpand kan dienen is de collectie. Voor een zichzelf respecterend museum een verwerpelijke gedachte, want die collectie is ons gemeenschappelijke culturele erfgoed en geen handel. Verder zijn veel musea maar klein en beschikken over een jaarlijks budget dat de aanschaf van een computer al tot een groot probleem maakt.
Wanneer je elke euro twee keer moet omdraaien voordat je hem uitgeeft, kies je al snel voor iets wat aansluit bij je kerncompetentie en tegelijkertijd ook wat oplevert: de tentoonstelling. Een beetje op de korte termijn gedacht, dat is waar, maar wel verstandig want je gaat uiteindelijk failliet als je meer geld uitgeeft dan je binnenkrijgt.
Upselling
Weinig integratie dus, maar is dat erg? Zijn er eigenlijk wel koppelingen mogelijk met een meerwaarde die de investeringen te boven gaan? Een koppeling tussen collectiesystemen en ticketingsystemen is voor mij bijvoorbeeld niet zo voor de hand liggend. Collectiegegevens zijn voor een groot deel intern gericht en een relatie tussen klantgegevens en laatste conserverende handeling in de vorm van zuurvrije kartonnetjes is weinig nuttig of boeiend. Het wordt pas aardig als je een geautomatiseerde publiekscatalogus hebt, waarmee je kunt bijhouden welke zoekvragen het publiek stelt of welke objecten of onderwerpen populair zijn. Maar gezien de mogelijkheid je catalogus op internet aan te bieden en de enorme reikwijdte van dat medium is een integratie van publiekscatalogus met een alleen in het museum draaiend ticketingsysteem niet het eerste waar ik aan denk. Kaartjes laten reserveren via internet is wel leuk, maar alleen nuttig bij een beperkte en gereguleerde toegang tot een tentoonstelling. Meestal is dat niet het geval.
Wat zou dan wel een nuttige of interessante ontwikkeling zijn? Om te beginnen de voor de hand liggende koppeling tussen ticketingsysteem en boekhouding, of ten minste tussen ticketingsysteem en een algemeen verspreid spreadsheetprogramma als Excel. En wat te denken van de integratie van de publiekscatalogus met een winkelsysteem voor bijvoorbeeld het bestellen van fotos? Of anders een koppeling tussen ticket en winkel of restaurant: op vertoon van je kaartje (voorzien van barcode) krijg je korting. Een soort van upselling gecombineerd met het verzamelen van gegevens over het gedrag van je bezoekers. Of een ticket met op de achterzijde een kleine enqute, die eenmaal ingevuld gescand kan worden. Het zijn maar een paar ideen.
Een kritische houding
Integratie van systemen is zeker het nastreven waard. Er liggen volop kansen die ons een schat aan waardevolle gegevens zullen opleveren. Het getuigt bovendien ook nog eens van een volwassen benadering van automatisering. Maar volwassen worden betekent ook een kritische houding ontwikkelen ten aanzien van de digitale toverdoos. Niet integreren omdat het je niet interesseert, je het niet kent of begrijpt, is een doodzonde. Niet integreren omdat je het zorgvuldig en weldoordacht hebt overwogen, getuigt van een goed inzicht in je eigen mogelijkheden en beperkingen. Integratie is in theorie namelijk heel mooi, maar kent duidelijke praktische grenzen in de vorm van haalbaarheid, nut en noodzaak. Zo ligt tussen droom en daad naast een wereld van verlangens ook een aantal beren op de weg. Hopelijk weten musea en leveranciers deze beesten uiteindelijk te verjagen.
